1.      POLISI DAN PERATURAN PEJABAT

 

POLISI SYARIKAT

​

• Sentiasa mengutamakan pelanggan melalui layanan yang cepat, tepat dan mesra.

• Sentiasa mengutamakan kualiti dalam semua urusan yang dilakukan

• Sentiasa menilai dan melakukan pembetulan dan penambahbaikan ke atas tugas-tugas yang dijalankan

• Sentiasa menghayati nilai-nilai korporat yang ditetapkan

• Sentiasa berdisiplin, tekun dan amanah dalam menjalankan tugas dan tanggungjawap

• Sentiasa mematuhi dasar prinsip dan peraturan kerja yang ditetapkan

• Sentiasa mengamalkan semangat bekerjasama dan budaya kerja berpasukan

• Sentiasa berusaha meningkatkan kecemerlangan diri melalui peningkatan pengetahuan, kemahiran dan integrity

• Sentiasa peka terhadap pemeliharaan alam sekitar

​

​

FUNGSI BAHAGIAN DALAM PEJABAT

 

BAHAGIAN PENGURUSAN

​

1. Menyelaraskan aspek pengurusan sumber manusia seperti  pengambilan ,pelantikan, gaji dan elaun, persaraan,perjawatan dan SISPEN.

2. Menyelaraskan pengurusan am pejabat yang merangkumi aspek kebersihan dan keselesaan, pengurusaan kemudahan seperti kenderaan, telefon,air,elektrik, tandas dan perpustakaan.

3. Menjadi urussetia pengurusan tatatertib, kenaikan pangkat, keutuhan pejabat, anugerah dan khidmat cemerlang.

4. Merancang, mengendalikan dan menyelaraskan peperiksaan PTK dan pengesahan jawatan.

5. Mengadakan pengurusan yang cekap dan berkesan bagi memastikan objektif tercapai sepenuhnya dengan pendekatan yang strategic dari segi perancangan, pengawasan serta pengawalan dalam perkara pentadbiran.

6. Menguruskan penggunaan kenderaan jabatan dan buku log kenderaan.

7. Menguruskan jamuan bagi sesuatu mesyuarat.

8. Menguruskan rekod perkhidmatan dan cuti kakitangan.

9. Menguruskan sewaan dewan dan kemudahan lain.

10. Menguruskan perlaksanaan tugas keselamatan pejabat.

​

​

BAHAGIAN KORPORAT DAN PENYELIDIKAN

 

1. Merancangan dan melaksanakan perancangan korporat dan pembangunan organisasi dan pembangunan portal jabatan.

2. Merancang dan melaksanakan penyelidikan serta menjalankan penmabahbaikan ke atas proses dan produk jabatan secara berterusan.

3. Menjalankan pengurusan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan dan bertindak sebagai urusetia mesyuarat dan program-program yang dilaksanakan jabatan.

​

​

BAHAGIAN KEWANGAN

 

1. Menguruskan hal ehwal pentadbiran kewangan, aset dan logistic kewangan.

2. Menguruskan dan menyelia hal ehwal belanjawan tahunan dan pembayaran.

3. Menyediakan Laporan Rancangan Lima Tahun dan Kajian Separuh Penggal, membuat penyelarasan dan pemantauan projek-projek pembangunan.

4. Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Akuan peringkat Jabatan.

​

​

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

 

1. Merancang, melaksanakan dan mengurus data dan rangkaian Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN).

2. Melaksanakan dan memantau aplikasi sistem pengurusan dan penyampaian perkhidmatan melalui elektronik.

3. Merancang, melaksanakan dan memantau Pengurusan Pengetahuan (knowledge Management).

​

​

BAHAGIAN PEROLEHAN

​

1. Memastikan pengurusan perolahan berjalan lancar dan dapat dilaksanakan dengan sempurna bagi mencapai objektif jabatan.

2. Menguruskan belian secara tender dan sebut harga.

3. Pengeluaran pesanan tempatan.

4. Belian barang secara terus dan kontrak pusat.

5. Pengurusan stor

​

​

3.         FUNGSI KERJA SETIAP KAKITANGAN

​

• Senarai Tugas Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

​

1) Bertanggungjawap Dalam Penyenggaraan Peralatan ICT Dan Peranti Kelengkapan

 

• Menjalankan kerja-kerja berkaitan penyelenggaraan dan pembaikan perkakasan IT yang tidak dapat berfungsi samada melalui telekomunikasi, lawatan tapak atau dibawa oleh penggung ke Unit IT.

• Menjalankan kerja-kerja berkaintan pemasangan komputer dan komponen ICT.

• Menjalankan kerja-kerja berkaitan meningkat upaya komputetr.

• Menjalankan kerja-kerja berkaitan penyelenggaraan pengcegahan terhadap perkakasan dan perisian ICT.

​

2) Bertanggungjawab Dalam Penyelenggaraan Aplikasi Pengkomputeran

 

• Menjalankan kerja-kerja baikpulih dan instalasi perisian serta meningkatkan upaya sistem operasi dan aplikasinya.

• Menjalankan kerja-kerja peningkatan perisian ke versi terkini.

• Menjalankan kerja-kerja mengimbas dan menghapuskan virus komputer

​

3)  Bertanggungjawap Dalam Operasi Sistem

​

• Bertugas mengikut jadual tugasan dan piawai yang ditetapkan di unit IT.

• Memberi perkhidmatan tunggu sedia bagi majlis-majlis rasmi Fakulti

​

4)          Menjalankan tugas lain yang diarahkan oleh Pentadbiran Fakulti dari masa ke semasa.

​

• Senarai Tugas Juruteknik J17 (Pejabat)

​

4.1 Laporan Kerosakan

​

• Menerima dan merekodkan laporan kerosakan (awam/mekanikal/elektrikal) yang terlibat.

• Melaporkan laporan kerosakan yang diterima kepada Unit Penyelenggaraan pejabat harta Bina atau lain-lain pihak yang berkenaan.

• Memantau dan menyemak laporan dan kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan (awam/mekanikal/elektrikal) yang melibatkan ruang pejabat.

• Mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan (awam/mekanikal/elektrikal) yang melibatkan ruang kompleks FKE dengan menandatangani borang pengesahan pelanggan untyk kerja-kerja oleh kontraktor atau Unit Penyelenggaraan Pejabat Harta Bina.

​

4.2 Penyelenggaraan Alat Bantuan Mengajar

​

• Membantu urusan penyediaan dan penyenggaraan alat bantuan mengajar dan alat pandang dengar FKE.

• Membantu pengendalian dan penyelenggaraan mesej board dan tv info.

• Tunggu sedia penggunaan ruang di sekitar komplek FKE.

​

​

5.           Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh Pentadbiran fakulti dari masa ke semasa.

 

>  Senarai tugas bahagian pentadbiran dan sumber manusia

​

• Bertanggungjawab terhadap aspek pengambilan, penempatan, latihan dan pembangunan kerjaya anggota.

• Pembangunan sumber manusia melalui pengurusan disiplin dan motivasi anggota, perkhidmatan kaunseling, peperiksaan perkhidmatan/jabatan, kenaikan pangkat, pengisytiharan harta dan sebagainya.

• Bertanggungjawap terhadap khidmat nasihat penilaian prestasi dan perlaksanaan dasar kompetensi perkhidmatan awam.

• Mengurus hal ehwal perhubungan awam.

• Menyelia proses pembelian.

• Mengawasi pelantikan pembekal.

​

>   Bahagian kewangan

 

• Bertanggungjawab dalam urusan perakaunan dan kewangan.

• Menyelia penyata bulanan & tahunan.

• Menyediakan belanjawan tahunan.

• Menyediakan penyata cukai pendapatan.

• Menyediakan laporan prestasi.

• Mengawasi kedudukan aliran tunai dan siberhutang.

• Mengawasi perbelanjaan projek-projek pembangunan.

​

>   Pengurusan harta

 

• Mengurus permohonan sewaan premis bangunan kediaman, perkedaian, ruang niaga dan pejabat serta bengkel dan kilang.

• Membuat tawaran sewa dan menyediakan dokumen perjanjian sewa.

• Mengurus tuntutan sewa, utility dan penerimaan bayaran sewa.

• Menguatkuasakan tindakan undang-undang ke atas penyewa yang mempunyai tunggakan melebihi had kredit.

• Menyelaraskan kerja-kerja penyelenggaraan bangunan.

• Bertanggungjawab dalam pengurusan perbandanan pengurusan menurut akta hakmilik strata 1985.

• Mengurus tuntutan wang sumbangan pemilik untuk pembiayaan kos penyelenggaran bangunan.

​

​

>   Bahagian audit dalam

 

• Bertanggungjawab menjalankan pengauditan kewangan : Menyemak urusniaga kewangan.

• Bertanggungjawab menjalankan pengauditan operasi : Menilai keberkesanan dan justifikasi pengurusan dalam pembangunan sumber.

• Bertanggungjawab menjalankan pengauditan pematuhan : Pematuhan kepada peraturan, undang-undang polisi dan prosedur yang berkenaan.

​

​

​

                    >   Anggaran perbelanjaan

 

Objektif seksyen perbelanjaan

• Merancang dan mengurus permohonan bajet tahunan university serta memantau perbelanjaan agar selaras dengan bajet yang diluluskan.

​

Fungsi

• Perancangan bajet bulanan dan tahunan.

• Penyediakan dan pemantauan perbelanjaan

​

 >   Operasi sistem pemfailan

 

Manual sistem fail ini disediakan dengan tujuan membantu pengawai dan kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit menggunakan panduan ini untuk membuat fail, menutup fail, serta menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.

​

​

PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN FAIL

​

1. Nombor rujukan fail yang telah wujud hendaklah ditukarkan kepada pengkelasan perkara dan pengkodan nombor di dalam senarai yang telah ditetapkan.

2. Nama-nama tajuk fail adalah mengikut kesesuaian pengkelasan perkara dan pengkodan nombor yang hendaklah dirujuk oleh pembuka fail.

3. Pengkelasan fail dikategori kepada fail Urusan Am (house keeping files) dan fail Urusan Fungsian (functional files). Fail terperingkat dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan arahan keselamatan.

4. Pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

SISTEM PENGURUSAN FAIL

​

Proses Pengurusan Fail hendaklah mematuhi tatcara merangkumi prosedur-prosedur :

​

1. Kepentingan Pengurusan Fail

2. Pengkelasan Fail.

3. Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan

4. Prosedur Pengurusan

5. Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik

6. Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

7. Pelupusan Fail

​

​

PELUPUSAN FAIL

 

Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkid Negara Malaysia. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi dan merujuk akta arkid Negara 2003 mengenai Jadual Pelupusan, Pemindahan, Pemeliharaan dan Penyeragaman Borang Lupus. Hendaklah mematuhi tatacara Bahagian VIII di para 8.1 hingga 8.9 di panduan pengurusan pejabat (PPP) dan PU A 377 Akta Arkid Negara 2003 (Peraturan Arkid Negara – Penepatan Borang-Borang Bagi Pelulupusan Rekod Awam) 2008 berkuatkuasa 13 Okrober 2008. Boleh rujuk laman web Arkid : www.arkid.gov.my.

​

​

KULIT FAIL

​

Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.1 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkid Negara. Warna kulit fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail.

​

​

KERTAS MINIT

​

Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.6 dan 7.7 menyebut setiap fail mestilah mengandungi Kertas Minit (Am 6) yang telah ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkid Negara adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.

​

​

PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

​

Panduan pergurusan pejabat bahagian VII di para 7.12 dan 7.13 menyebut perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fai. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kebinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

​

​

FAIL SEMENTARA

​

Sampul kecil (Am 435A – pin. 1/82) Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.10(i)&(ii) dan 7.11 menyebut fail sementara boleh dibuka apabila, surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dri seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi mengantikan fail sementara tersebut.

​

​

SIMPAN DALAM PEHATIAN

​

Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.14 menyebut kadah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.

​

​

FAIL TIMBUL

​

Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII di para 7.15 menyebut fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pengawai-pegawai penyelia/atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.

​

​

PROSES PENGEDARAN FAIL

​

Surat untuk tindakan hendaklah diedarkan bersama-sama failnya. Disinilah harus ketua-ketua jabatan memastikan prosedur-prosedur berikut dipatuhi oleh semua kakitangan berkenaan.

​

1. Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail.

2. Kertas Minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung sesuatu perkara.

3. Rekodkan pada Kertas Minit bagi surat masuk.

4. Rekodkan pada Kertas Minit tindakan kerja nama pegawai dan tarikh.

5. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

6. Mengedarkan fail berkenaan kepada pegawai yang ditanggungjawabkan untuk menguruskan surat tersesbut (berdasarkan kenyataan pada Kertas Minit).

7. Catatkan pada Kertas Minit jika ada surat jawapan yang dikeluarkan untuk mengurs surat yang masuk.

8. Terima balik fail daripada pengawai berkenaan.

9. Fail-fail yang mempunyai pengkelasan keselamatan hendaklah diuruskan dengan cara berlainan daripada fail-fail Terbuka/Terhad. Pengedaran hendaklah digunanakan beg berkunci dan kuncinya dipegang oleh pegawai yang berkaitan dengan urusan tersebut.

​

 

PROSEDUR KOMUNIKASI DALAMAN DAN LUARAN

​

Komunikasi dalaman komunikasi dalaman adalah untuk memastikan penyampain dan pencapain dasar dan objektif organisasi di semua peringkat.

​

​

Komunikasi dengan Pihak Luar

​

Komunikasi di antara pihak organisasi (dalaman) dan pihak luar seperti Pelanggan,Perunding, Pembekal, Juruukur, Agensi Pelaksana, Agensi Kerajaan dan pihak lain yang terlibat untuk mewujudkan kesedaran dan penerimaan maklumat berkenaan polisi dan objektif SPB.

 

​

Kaedah Komunikasi

​

Komunikasi dalaman dan luaran boleh dalam bentuk surat, memo, laporan, minit mesyuarat, pameran, media, emel, telefon portal/laman web dan atau temuduga. Komunikasi boleh dilaksanakan secara dua (2) hala iaitu secara top-down dan botton-up.