1.0    PENDAHULUAN

 

1.1  ​  Definisi

​

Secara amnya, mesyuarat ditakrifkan sebagai perjumpaan sekumpulan individu dari pelbagai kumpulan/ orgganisasi untuk membincangkan sesuatu isu atau perkara yang memerlukan keputusan bersama serta tindakan yang perlu dilaksanakan. Merujuk kamus dewan, takrifan ini berasal dari perkataan Arab yang membawa maksudberhimpun, berkumpul atau berbincang untuk mencapai kata sepakat. Mesyuarat dijalankan untuk mendapat buah fikiran daripada ahli mesyuarat sebelum sesuatu tindakan dilaksanakan. Mesyuarat dilaksanakan untuk pelbagai tujuan yang antaranya adalah bagi memenuhi peraturan dan undang-undang sesuatu organisasi

​

​

1.2    Tujuan Mesyuarat

​

i.   Mesyuarat diadakan adalah bagi tujuan mengerakkan pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi.

ii.  Mesyuarat dapat menentukan samaada program yang dijalankan dapat berjalan dengan lancer dan mudah.

iii. Mesyuarat adalah untuk menetapkan matlamat kerja dan halatuju yang perlu dicapai bagi menjayakan sesebuah           projek.

iv. Mesyuarat dapat mempercepatkan persiapan kerja-kerja yang dirancang bersama dan berjalan dengan licin dan             cekap.

v.  Mesyuarat merupakan kaedah yang paling sesuai dan baik untuk menyampaikan dan berkongsi maklumat dengan         orang lain. 

vi. Mesyuarat merupakan platform bagi mancari jalan menrungkai dan menyelesaikan segala masalah dan kesulitan           dalam satu-satu organisasi.

​

​

2.0         JENIS-JENIS MESYUARAT

​​

• Mesyuarat Tidak Formal

• Mesyuarat Pengurusan

• Mesyuarat Sementara (Adhoc)

• Mesyuarat Lembaga

• Mesyuarat Ahung Tahunan

• Mesyuarat Ahong Luar Biasa

• Mesyuarat Unit/Jabatan

​​

​

2.1    Mesyuarat Tidak Formal (Informal Meeting)

​​

Mesyuarat tidak rasmi dijalankan pada bila-bila masa dengan menjemput beberapa individu yang berkaitan untuk membincang perkara berbangkit dengan segera. Tujuan mesyuarat tidak rasmi dijalankan adalah untuk memberitahu atau membincangkan sesuatu perkara yang tidak perlu didokumenkan dalam minit mesyuarat.

​

2.2    Mesyuarat Jabatan (Departmental Meeting)

​

Mesyuarat ini adalah merupakan mesyuarat-mesyuarat biasa secara berkala bagi memastikan bahagian-bahagian tertentu dalam syarikat/organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Contohnya Mesyuarat Kewangan, Pemasaran, Sumber Manusia, Kebajikan dan Sosial.

​

2.3    Mesyuarat Pengurusan (Management Meeting)

​

Mesyuarat Pengurusan adalah perbincangan sesame pengurus dan anggota pentadbiran seperti pengurusan Sumber Manusia, pengurusan Kewangan, pengurusan Operasi dan lain-lain bahagian pengurusan. Perbincangan berkisar kepada operasi dan penambahbaikkan pentadbiran syarikat/organisasi.

​

2.4    Mesyuarat Sementara (Ad-hoc)

​

Mesyuarat jawatankuasa adhoc, sebagaimana namanya dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu organisasi, yakni sebelum tertubunya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan perjalanan oranisasi seperti mendaftarkannya dan sebagainya.

​

2.5    Mesyuarat Lembaga (Board meeting)

​

Mesyuarat ini biasa dijalankan bagi tujuan melancarkan perjalanan urusan perniagaan seperti menerima laporan, membuat keputusan dan mengambil tindakan yang bersesuian dengan situasi. Mesyuarat ini biasa dijalankan sebulan sekali atau dijadualkan mengikut penetapan lembaga pengarah.

​

2.6    Mesyuarat Agung Tahunan (Annual General Meeting (AGM)

​

Mesyuarat agung tahunan merupakan satu ketetapan wajib dilaksanakan oleh sesebuah organisasi bagi membentang dan membuat pengumuman perihal Laporan Tahunan, Penyata Pendapatan, Kunci Kira-kira, Pemilihan Lembaga Pengarah, pemilihan juruaudit dan beberapa perkara dasar yang berkaitan.

​

2.7    Mesyuarat Agung Luar Biasa (Extra-Ordinary General Meeting (EGM)

​

Mesyuarat yang diadakan berlandaskan dasar pemberitahuan perkara-perkara baru, penting, mendesak dan perlu tindakan segera.

​

​

​3.0     CIRI-CIRI MESYUARAT

​

• Panggilan notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha.

• Setiap mesyuarat mempunyai seorang pengurusi yang akan mengendalikan perjalanan mesyuarat dan mengawasi pengaliran maklumat.

• Mesyuarat yang diadakan mesti mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh peraturan/perlembagaan organisasi.

• Mesyuarat mestilah mempunyai seorang setiausaha bagi mencatat dan merekodkan segala hasil berbincangan.

• Mesyuarat hendaklah mempunyai aturcara mesyuarat yang dipanggil agenda.

• Kegagalan mesyuarat adalah disebabkan kegagalan setiausaha menghantar notis kepada setiap orng yang patut hadir dalam mesyuarat.

• Notis yang dihantar itu mesti tepat dan jelas serta tidak menpunyai unsure-unsur yang meragukan dan mengelirukan.

• Notis secara rasminya diserahkan dalam tempoh dua minggu sebelum mesyuarat diadakan. Jika kurang dari seminggu, notis adalah menyalahi peraturan mesyuarat yang sebenar kecuali jika ianya adalah mesyuarat tergempar.

• Kehadiran korum mesyuarat mestilah mengikut bilangan ahli yang telah ditetapkan dalam perlembagaan.

• Jika bilangan korum tidak mencukupi, mesyuarat itu harus ditangguhkan dan jika berjalan juga mesyuarat itu adalah dikira tidak sah.

​

​

4.0    TATACARA MESYUARAT​

​

​Terdapat beberapa peringkat dalam tatacara perjalanan mesyuarat.

​

4.1    Permulaan

​

Mesyuarat boleh dimulakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan dengan menyemak kehadiran ahli mesyuarat (korum) yang mencukupi berdasarkan ketetapan perlembagaan sesebuah organisasi (biasanya 1/3, ½ atau 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, korum yang hadir tidak masih tidak mencukupi pada waktu mesyuarat sudah patut dimulai, pengurusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam lagi. Sekiranya masih tidak mencukupi, maka mesyuarat harus dibatal atau ditunda ke tarikh yang lain.

​

4.2    Pembukaan

​

Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan pengerusi. Pengerusi akan menerangkan tujuan memanggil mesyuarat kepada ahlinya.

​

4.3    Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas

​

Mint mesyuarat lepas yang disediakan oleh setiausaha dan disahkan oleh pengerusi, harus disemak dan disah terima oleh ahli mesyuarat sebelum mereka membincangkan perkara-perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili segala yang telah dibincangkan dan keputusan oleh ahli pada mesyuarat yang lalu.

​

4.4    Perbincangan Menurut Agenda Mesyuarat

​

Agenda adalah aturan tajuk atau perkara yang menjadi topic perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Mesyuarat harus dijalankan mengikut turutan aturan agenda yang telah ditetapkan oleh pengerusi.

​

4.5    Pembangkitan Perkara Berbangkit

​

Perkara berbangkit ilah tajuk perbincangan di luar agenda khusus yang dibangkitkan melalui minit mesyuarat yang lalu sewaktu mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit perkara selepas melaksanakan kesemua agenda khusus.

​

4.6    Membuka Perbincangan Lain-Lain Hal

​

Pengerusi akan membuka ruang untuk ahli-ahli menyuarakan perkara-perkara selain dari yang telah ditetapkan dalam agenda. Perkara yang dibincangkan juga harus dicatat dalam minit mesyuarat jika ianya melibatkan kepentingan organisasi.

​

4.7    Penutup

​

Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekiranya kesemua perkara harus dibincangkan telah dijalankan dengan sempurna, ataupun jika apabila pengerusi merasakan bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan apa-apa hasil dan keputusan. Bagi penutup mesyuarat itu, pengerusi akan secara rasmi menangguhkan mesyuarat dengan menyatakan masa pada ketika itu menangguhkan mesyuarat untuk terikh akan dating diberitahu kelak.

​

4.8    Agenda Mesyuarat

​

Agenda mesyuarat hendaklah disusun mengikut format seperti berikut:

​

• Perutusan pengerusi

• Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

• Perkara-perkara berbangkit

• Pembentangan kertas-kertas kerja dan perkara penting

• Hal-hal lain

• Penutup

​

Agenda ialah program terperinci tentang urusan yang akan dibincangkan pada mesyuarat yang akan ditetapkan.

 

Agenda tersebut dihantar kepada semua ahli mesyuarat untuk memberikan mereka notis yang mencukupi dan bagi membolehkan mereka memahami tujuan mesyuarat dipanggil. Tempoh notis yang hendak dikeluarkan telah ditetapkan oleh perlembagaan organisasi dan biasanya 7-14 hari. Ianya adalah kewajiban bagi jawatankuasa untuk menguruskan dan menetapkan satu tarikh mesyuarat akan datang. Agenda biasanya dimasukkan bersama di dalam natis mesyuarat yang mengandungi,tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

 

Setiausaha akan berbincang dengan pengerusi bagi menyediakan agenda dan melapurkan segala tindakan termasuk semua urusan yang telah diputuskan dan perlu diambil tindakan pada mesyuarat sebelum ini telah diambil kira. Setiausaha hendaklah membuat nota berkaitan perkara-perkara yang memerlukan perhatian jawatankuasa itu, supaya ianya dapat dimasukkan di dalam agenda mesyuarat akan datang.

​

4.9    Minit Mesyuarat

​

• Minit adalah rekod prosiding mesyuarat dan disimpan untuk mengekalkan rekod yang ringkas, tepat dan jelas bagi menguruskan sebuah organisasi.

• Jenis Minit

  • Pada asasnya terdapat tiga (3) jenis utama minit

• Minit naratif

  • Ia adalah akuan yang mendalam tentang apa yang berlaku, ringkasan perbincangan dan menujukkan rakaman percakapan, sebelum merekodkan apa-apa keputusan untuk dicapai.

• Minit Resolusi

  • Ia menyediakan rekod mana-mana resolusi yang diluluskan oleh lembaga mesyuarat dengan cara ringkas dan mencukupi untuk memenuhi aturan organisasi.

• Minit Tindakan

  • Ini jenis minit menyedia akuan yang sangat jelas yang telah bersetuju untuk mengambil tanggungjawab untuk apa-apa tindakan yang diputuskan. Format ini amat berguna di mana jawatankuasa adalah sebahagian daripada rangkaian jawatankuasa bertindak dimana pembahagian kuasa dengan jelas menunjukkan tugasan masing-masing.

​

​

5.0              JENIS-JENIS TEMPAT MESYUARAT

​

5.1    Bilik mesyuarat perlu kelihatan ringkas tetapi kemas. Contohnya peralatan yang sesuai diletakkan di dalam bilik mesyuarat ialah Liquid Crystal Display (LCD), skin tayangan, alat audio visual, mikrofon dan sebagainya. Bilik mesyuarat hendakla dihias dengan gubahan bunga yang sesuai di atas meja dan bunga hidup di sudut bilik. Dinding bilik mesyuarat biasanya diwarnakan dengan warna yang cerah dan ceria. Gambar pemimpin, gambar hiasan, carta organisasi dan jam dinding juga sesuai dijadikan hiasan.

​

5.2    Tempahan bilik mesyuarat mestilah dibuat berdasarkan ahli mesyuarat yang akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Jika mesyuarat yang mempunyai ramai ahli seperti mesyuarat agung tahunan, bilik mesyuarat biasa tidak sesuai dijadikan tempat mesyuarat. Setiausaha juga perlu memastikan bilangan ahli mesyuarat sebelum membuat tempahan bilik bagi mengelakkan sebarang kesulitan.

​

​​

5.3     Contoh-Contoh Bilik Mesyuarat

​

• Bilik konferen

• Bilik Mesyuarat Santai

• Auditorium

​

5.4     Susunatur Kedudukan Ahli Mesyuarat

​

• Selain dari keadaan fizikal atau tempat mesyuarat, seseorang setiausaha juga perlu mengetahui formality susunan kedudukan mengikut hirarki jawatan dalam organisasi.

• Sekiranya mesyuarat itu adalah mesyuarat dari unit/jabatan dan menjemput pengurus maka susunan kedudukan hirarki perlu betul dan tidak melanggar hirarki perjawatan.

• Sebaiknya sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha perlu menyediakan label tempat duduk bagi setiap ahli mesyuarat.

​

​

6.0              PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT BERLANGSUNG

​

Pemilihan tempat mesyuarat

​

• Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk mengadakan mesyuarat, seseorang perlu peka dan memahami kehendak mesyuarat yang bakal diadakan.

​

• Selain mengetahui jenis mesyuarat yang diadakan, beliau juga perlu mendapat bilangan ahli mesyuarat yang bakal hadir.

​

• Pemilihan tempat mesyuarat berdasarkan kepada:

  • Jenis mesyuarat

  • Bilangan ahli mesyuarat

  • Jemputan ahli mesyuarat

  • Jangka masa mesyuarat berlangsung

  • Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan bahan elektronik seperti pembesar suara, LCD Projektor, audio dan sebagainya.

​

• Selain dari keperluan mesyuarat, seseorang setiausaha juga perlu memastikan keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman dan teratur. Selain daripada itu beliau juga perlu memastikan bilangan kerusi ahli mesyuarat mencukupi dan dalam keadaan yang baik (tidak rosak).

​

• Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah tidak terlalu rapat bagi menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat itu berlangsung.

​

• Sebaiknya sebelum mengesahkan kepada pengurus atau jabatan @ unit yang mengarahkan untuk mengadakan mesyuarat, seorang setiausaha perlu mengadakan lawatan tapak ke tempat mesyuarat bagi memastikan prasarana dan keperluan mesyuarat memenuhi syarat.

​

• Sekiranya tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian, dalam penyelenggaraan atau telah ditempah, setiausaha perlu memaklumkan kepada pengurus supaya beliau boleh mempertimbangkan alternetif lain.

 

 

7.0             KEMUDAHAN TEMPAT MESYUARAT

​

7.1    Penggunaan Alat Persembahan

​

Jenis-jenis alat perkakasan untuk persembahan mesyuarat seperti:

​

• Meja dan kerusi

• Label

• Penghawa dingin/kipas

• Lampu

• White board dan marker

• Skrin LCD

• Wifi/internet

• Mikrofon dan sistem audio

• Komputer, mouse

• LCD Projektor / Overhead Projektor / slides Projektor / Film Projektor

• Plasma / LCD monitor

• Flip Chart

• Video equipment

• Aplikasi multimedia

• Laser pointer

• Alatulis

 

​

7.2    Persediaan Makan & Minum

 

• Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus atau individu yang merancang mesyuarat.

• Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu bijak menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian dengan masa dan bilangan ahli mesyuarat.

• Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua mengendalikan mesyuarat, setiausaha perlu memastiakn menu tersebut mampu dihidangkan dengan betul dan tidak mengganggu perjalanan mesyuarat tersebut.

• Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan adalah:

  • sensitiviti kaum/bangsa/agama

  • masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengah hari, petang atau malam.

  • Jenis hidangan yang bersesuaian (tidak memerlukan penggunaan peralatan yang rumit).

  • Jenis minuman yang bersesuaian

  • Factor kesihatan / alahan pada jenis hidangan. Cotohnya alahan kepada makanan laut, kekacang dan sebagainya.

  • Susunatur dan tempat menghidang juadah.

​

• Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan minuman panas, seorang setiausaha perlu memastikan suhu minuman tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti yang betul. minuman itu hendaklah dibawa dengan tertib dan tidak tergopoh-gopoh agar tidak berlaku insiden tertumpah minuman di meja mesyuarat.

• Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan menggunakan pembantu untuk menghidangkan kepada ahli mesyuarat.

• Sekiranya makanan disediakan didalam dulang, pastikan ianya dibalut dengan ‘clear wrap’ agar tidak terdedah dan sediakan bilangan piring yang mencukup.

​

7.3    Persediaan Bahan-Bahan Bertulis Mesyuarat

​

Bahan-bahan bertulis disediakan dalam format bercetal atau disediakan dalam bentuk softcopy. Jenis-jenis bahan bertulis mesyuarat adalah seperti:

​

i.  Agenda Mesyuarat hendaklah disusun didalam bentuk atau format seperti berikut:

• Perutusan Pengurusi

• Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

• Pembentangan kertas-kertas kerja

• Perkara-perkara berbangkit

• Hal-hal lain

• Penutup

​

ii.  Minit Mesyuarat

• Minit yang telah diluluskan oleh pengurusi diedarkan kepada ahli mesyuarat.

• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.

• Format minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat.

​

iii. Bahan persembahan

• Bahan persembahan yang akan dipersembahnkan boleh disediakan dalam bentuk cetakan (hardcopy) atau di dalam bentuk softcopy. Teknik persembahan dalam mesyuarat adalah secara manual atau elektronik termasuk slaid power point, video atau multimedia. Bahan persembahan secara manual terdiri dari cetakan / bahan bertulis seperti nota dan laporan.

• Cetakan bertulis boleh dilakukan melalui pelbagai cara seperti dua muka surat, satu slaid dalam satu muka, dua slaid dalam satu muka. Bahan persembahan boleh disalin dalam cakera keras, cakera liut atau secara atas talian.

 

 

7.4    Kemudahan Lojistik

​

Keselesaan ahli mesyuarat yang dari luar lokasi mesyuarat adalah penting untuk menjayakan sesuatu tujuan projek.

​

Kemudahan lojistik yang diperlukan adalah seperti:

• Tempat Tinggal (Hostel, Hotel,dll)

• Pengangkutan

  • Udara (Kapal Terbang)

  • Laut (Cruise,Feri)

  • Jalan (Kereta,Coach,Teksi)

  • Landasan (Keretapi)

 

​

​