PENERANGAN

​

Teknologi atau komunikasi jarak jauh adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan peralatan dan sistem telekomunikasi yang memindahkan isyarat optic atau elektronik dari suatu tempat ke tempat lain. Salah satu peralatan telekomunikasi yang biasa di gunakan khususnya dalam sector perniagaan ialah mesin faksimili.

​

1.0    PENGERTIAN MESIN FAKSIMILI

​

Mesin faksimili adalah suatu peranti elektronik yang digunakan untuk menghantar dan menerima data. Faksimili atau biasa disebut faks berasal dari bahasa Latin iaitu ‘Fac Simile’ (Make Similar), yang bermaksud Membuat salinan yang sama dengan asalnya. Di pelbagai tempat, mesin faks juga dikenali sebagai telecopier. Mesin faksimili menjadi kemestian bagi mereka yang melakukan perniagaan atau pekerjaan yang memerlukan penghantaran dokumen dengan tepat, terutamanya bila menggunakan kepala surat (Letterhead), tandatangan dan sebagainya. 

 

Faksimili pertama yang dihantar menyeberangi Lautan Atlantik dilakukan oleh Ernst Alexanderson pada 5 julai 1920 kepada bapanya yang berada di Sweden. Mesin faksimili mempunyai keupayaan untuk menghantar dokumen dalam bentuk rajah, penyata, carta, pelan, foto, jadual statistic dan teks-teks laporan. Dengan menggunakan mesin faksimili maklumat-maklumat dapat disampaikan dengan cepat dan dalam bentuk asal.

​

1.1    KOMPONEN MESIN FAKSIMILI

​

​

​

​

​

​

​

​

Rajah 1 : Komponen mesin faksimili

​

Mesin faks terdiri daripada beberapa komponen utama iaitu :-

​

• Gagang faksimili

• Berfungsi sama seperti gagang telefon iaitu untuk mendengar / menjawab panggilan.

 

• Tempat letak kertas ( fax feeder )

  • Untuk meletak dokumen yang ingin difaks.

 

• Paparan LCD

  • Memaparkan nombor telefon, arahan dan juga status penghantaran.

 

• Tempat keluar kertas

  • Menerima dokumen yang dihantar.

 

• Butang operasi

  • Untuk menekan nombor panggilan dan juga butang mula operasi yang terdiri daripada kekunci start / memory, copy / help, stop, speaker dan lain-lain.

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

1.2    PROSEDUR PENGHANTARAN PESANAN FAKSIMILI

 

Pada amnya dokumen-dokumen yang dihantar melalui faksimili kebiasaannya ialah dokumen-dokumen yang memerlukan tindakan segera. Ia bertujuan untuk memastikan dokumen tersebut sampai tepat pada masanya dan menjamin keselamatan dokumen-dokumen tersebut. Namun tidak semua dokumen yang boleh dihantar melalui faks. Ini tertakluk kepada prosedur sesebuah jabatan itu sendiri. Setiap proses penghataran pesanan melalui faksimili haruslah mengikut prosedur yang telah ditetapkan bergantung kepada sesebuah organisasi atau jabatan. Berikut merupakan antara prosedur-prosedur penghantaran pesanan faksimili.

​

• Menyediakan mesej / pesanan faks

  • Anda hendaklah tahu format teks yang digunakan oleh organisasi anda :-

    • Gunakan format faks yang sepatutnya

    • Pastikan isi penting dimasukkan dalam mesej

    • Buat draf faks sebelum mesej sebenar dihantar

​

• Peringatan

  • Maklumat pada mesej faks yang ditulis dengan tangan haruslah ditulis dengan jelas dan format tulisan perlulah mengikut saiz standard yang mudah dibaca oleh penerima.

  • Elakkan menaip menggunakan tulisan Italic

  • Pastikan jenis dokumen / mesej yang dihantar mengikut format yang ditetapkan.

​

• Memastikan mesej adalah betul

  • Pastikan anda menyediakan mesej faks dengan format yang betul.

  • Pastikan anda mengikut prosedur yang betul (mendapat arahan sebelum mesej dihantar)

  • Pastikan ejaan dan tatabahasa yang betul terutamanya jika anda menulis dalam Bahasa Inggeris.

​

• Mempunyai fax cover page

  • Setiap pesanan melalui faks mestilah disertakan dengan fax cover page (sila rujuk rajah 2). Maklumat yang terdapat pada fax cover page adalah seperti berikut :

​

• Maklumat dokumen                                        

  • Tajuk dokumen

  • Bilangan mukasurat

  • Tarikh dokumen dihantar

​

• Maklumat penerima

  • Nama penerima

  • Jawatan

  • Nama organisasi

  • No.faks

  • No.telefon

​

• Maklumat penghantar

  • Nama penghantar

  • Jawatan

  • No.telefon

  • Pesanan

​

​

​

2.0    LANGKAH-LANGKAH MENGHANTAR PESANAN FAKSIMILI

 

Tiga maklumat yang perlu diberi penekanan sebelum menghantar faks adalah nama, nombor telefon dan nombor faks penerima. Berikut merupakan antara langkah-langkah penghantaran dokumen faks :-

​

Langkah 1

Pastikan mesin faks telah dihidupkan dan mempunyai talian. Sebelum melakukan penghantaran dokumen, anda mestilah menelefon terlebih dahulu kepada penerima tersebut. Ini bagi memastikan talian faks tersebut boleh digunakan dan ia juga sebagai makluman kepada penerima berkenaan dokumen yang dihantar.

​

Langkah 2

Letak dokumen yang ingin difaks di tempat letak kertas (fax feeder) secara terbalik (face down).

​

Langkah 3

Masukkan nombor faksimili penerima dengan menekan urutan angka yang terdapat pada butang operasi.

Nota : sekiranya penerima tersebut berada di luar kawasan anda, maka nombor seperti ‘03’ perlu dimasukkan sekali.

 

Langkah 4

Tekan butang ‘start’ untuk meneruskan proses penghantaran tersebut.

 

Langkah 5

Sekiranya selesai, maka paparan LCD akan memaparkan perkataan ‘Sending Complete’. Sekiranya dokumen gagal difaks, anda mestilah melakukannya sekali lagi sehingga Berjaya.

Nota : Mesin faks akan mengeluarkan salinan butiran dokumen yang difaks tersebut seperti jumlah helaian yang dihantar, masa, tarikh dan pennghataran tersebut Berjaya.

​

Langkah 6

Rekod penghantaran dokumrn yang dilakukan ke dalam buku rekod penghantaran faks.

​

 

3.0    MEREKOD KOMUNIKASI KELUAR

​

Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang telah disimpan dalam bentuk dokumen sama ada ia dicipta atau diterima oleh syarikat atau persendirian. Rekod tersebut juga perlulah diuruskan agar ia dapay membantu perjalanan syarikat atau individu. Setiap aktiviti komunikasi keluar hendaklah direkod sebagai rujukan pada masa akan datang. Ini merupakan salah satu prosedur yang dilakukan di pejabat atau jabatan bagi mengelakkan daripada berlakunya kehilangan dokumen-dokumen penting syarikat.

 

​

3.1    PROSEDUR MEREKOD SECARA MANUAL

​

Berikut merupakan prosedur merekod secara manual bagi penghantaran dokumen melalui mesin faksimili.

​

• Pada ruangan ‘BIL’ menunjukkan jumlah penghantaran dokumen mengikut turutan.

• Setiap penghantaran dokumen faks mestilah direkod mengikut tarikh yang tercatat pada kertas tersebut.

• Selepas itu, masa faks tersebut juga perlu direkod

• Nama penerima perlu direkod, ini adalah untuk memastikan kepada siapa penghantran tersebut dokumen dilakukan.

• Nombor faksimili penerima juga perlu diisi.

• Di dalam ruangan perkara, disini butir-butir dokumen tersebut perlu direkod. Ianya sebagai rujukan pejabat.

• Jumlah helaian dokumen yang dihantar perlu diinyatakan.

• Ruangan pengiri  juga perlu diisi

• Pengirim mestilah menandatangani di ruangan tandatangan tersebut.

​

Disamping itu juga, setiap dokumen asal yang dihantar mestilah difotostat, diminit dan dimaksukkan ke dalam fail yang berkaitan. Ini bertujuan sebagai rujukan pejabat pada masa akan datang.

​

​

​