PENERANGAN

​

Proses pembelian adalah satu prose sang dilakukan bertujuan untuk mendapatkan sesuatu barangan / peralatan dari pihak lain (pembekal). Terdapat beberapa cara atau proses pembelian ini dilakukan seperti pembelian teru, pembelian secara sebutharga, pembelian secara tender dan sebagainya. Walaubagaimana proses pembelian ini bergantung kepada presedur sesebuah jabatan. Kesemua proses ini tidak tertakluk kepada prosedur yang sama, tetapi ia boleh berubah mengikut syarikat, keadaan dan sebagaunya.

​

Proses pembelian terutamanya sebutharga biasanya melibatkan jumlah atau nilai yang tinggi / banyak bergantung kepada keewangan sesebuah jabatan / syarikat. Antara prosedur-prosedur lain yang terlibat di dalam proses ini antaranya ialah kelulusan borang permohonan, mendapatkan pemplate barangan yang hendak dibeli, menyediakan surat sebutharga dan sebagainya.

​

​

1.0    MENGENALPASTI DOKUMEN PEMBELIAN SEBUTHARGA

 

1.1    JENIS-JENIS DOKUMEN SEBUTHARGA

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

Keseluruhan dokumen-dokumen di atas yang terlibat dengan proses pembelian sebutharga mempunyai

format yang berbagai mengikut jabatan / syarikat. Biasanya proses pembelian sebutharga ini mestilah

melalui proses yang betul mengikut susunan.

​

​

​

2.0   MENGURUS DOKUMEN PEMBELIAN SEBUTHARGA

​

Biasanya pengguna akan menggunakan berbagai-bagai jenis perisian yang terdapat di dalam sesebuah

komputer untuk membangunkan dokumen yang diperlukan. Kebiasaanya perisian yang sangat sinonim

dengan dokumen ialah Microsoft Word iaitu sejenis perisian pemprosesan kata yang mudah digunakan

untuk membuat dokumen-dokumen pejabat seperti minit mesyuarat, surat rasmi, surat sebutharga

dan sebagainya. Selain itu terdapat juga perisian  yang digunakan untuk membuat kiraan atau penjumlahan

seperti Microsoft Excel.Kedua-dua jenis perisian ini sangat sinonim dengan tugasan seharian dipejabat.

Hampir keseluruhan jabatan / syarikat menggunakan perisian untuk tugasan seharian dijabatan masing-masing.

​

Di dalam menguruskan atau membangunkan dokumen-dokumen yang terlibat dengan proses pembelian ini,

format atau standard dokumen mestilah dipatuhi dengan betul seperti mempunyai kepala surat, kedudukan

nama, alamat dan tarikh, pemilihan jenis tulisan, maklumat yang lengkap dan sebagainya. Kesemua perkara

ini perlu diambil kira bagi melancarkan sesebuah proses pembelian terutamanya pembelian sebutharga

yang mempunyai dokumen yang banyak dan peraturan tertentu.

​

​

​

3.0   CARA-CARA MENGURUS PENERIMAAN BARANG

​

Apabila pembekal / penjual telah menghantar barangan yang dipesan melalui (pesanan pembelian) pihak

pembekal akan mengeluarkan dokumen (penghantaraan pesanan / delivery order) kepada penerima / pembeli

untuk membuat semakan terhadap barangan yang diterima samada betul atau tidak sebagaimana yang dipesan / dibeli.Biasanya apabila proses penerimaan barang ini berlaku, pihak syarikat tidak terus membuat bayaran

kepada pembekal sebaliknya menerima dokumen (tuntutan / invois) sebagai bukti barang telah diterima dan

barangan masih belum dijelaskan sebagaimana yang telah dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak.

​

​

​

4.0    CARA-CARA MEREKOD PENERIMAAN BARANG

​

Bagi sesebuah syarikat yang memetingkan sistem simpanan aset / barang yang sistematik, proses merekod

dan membuat kod barangan adalah sangat penting bagi memastikan barangan tersebut dapat dipantau penggunaanya dengan baik sekiranya berlaku masalah hilang atau rosak apabila melakukan proses

penyelenggaraan.Keseluruhan dokumen yang terlibat didalam proses pembelian sebutharga ini akan disimpan didalam satu fail yang khusus yang berkaitan dengan pembelian sebagai simpanan dan rujukan pada masa akan datang. Antara lain tujuan dokumen ini disimpan ialah untuk mendapatkan perkhidmatan yang disediakan selama berada didalam tempoh jaminan dan sebagainya.Tujuan ialah untuk membuat semakan tarikh pembelian

barangan tersebut dan seterusnya tarikh tamat jaminan. Biasanya tempoh jaminan ini melibatkan pertukaran

barang atau penyelenggaran secara percuma dan sebagainya.