PENERANGAN

 

1.0    PENGENDALIAN SISTEM FAILAN

​

Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut prosedur, kehilangan fail, pengesanan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai “Block Numberic System” diperkenalkan dimana abjad-abjad tertentu dan nombor-nombor tertentu diberikan pengenalan untuk melihat fungsi dan peranan fail-fail tersebut.

 

DEFINISI

 

i. Rekod

• Rekod awam/rekod kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau direkodkan berhubung dengan semua tugas atau kerja harian rasmi jabatan rekod awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan kerajaan, organisasi dan individu.

 

ii. Fail

• Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang tertentu (nombor/abjad dsb) supaya kandungan didalamnya mudah dikesan.

 

iii. Sistem fail

• Proses pengkelasan, penyusunan, pemyimpanan, pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan serta pengguna apabila diperlukan.

 

iv. Klasifikasi

• Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama fail-fail ini dikenali dengan identity yang tersendiri. Indentiti ini termaksuklah kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan lain-lain lagi.

​

v. Fail-fail “Housekeeping”

• Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi untuk melaksanakan dan melincinkan pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada empat kategori utama seperti yang berikut :-

​

1. Pentadbiran Am bangunan

2. Harta kelengkapan

3. Bekalan kewangan

4. Perkhidmatan dan personel

 

vi. Fail-fail “Functional”

• Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh organisasi itu sendiri adalah jenis fail “functional”.

​

1.1    Sistem Fail

​

1.1.1 Faedah Sistem Fail Yang Baik

​

Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran        fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera.                  Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada pelanggan.

​

1.2    Prosedur Penerimaan Dan Pendaftaran Surat

​

Surat-surat rasmi terbahagi kepada 4 jenis iaitu:-

 

1.2.1 Surat-surat Terperingkat Dan Surat Untuk Perhatian Ketua Jabatan

​

Semua surat-surat terperingkat dan untuk perhatian ketua jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada        pembantu tadbir (kesetiausaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti tersebut :-

​

i.  Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).

ii. Daftarkan surat dalam buku daftar penerima surat. Butir-butir yang perlu dicatatkan ialah :-

1. Tarikh terima

2. Tajuk surat (secara ringkas)

3. Bilangan rujukan surat

4. Nama agensi penghantar

iii. Kandungkan surat dalam fail berkenaan.

iv. Serahkan fail kepada ketua jabatan untuk tindakan.

v.  Jika surat diminitkan kepad ketua bahagian/unit/mana-mana pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai            yang               berkenaan untuk diambil tindakan.

vi. Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil ialah :-

a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:

• Salinan asal dihantar ke Agensi berkenaan

• Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan

• Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float file)

b) Catatkan bilangan kandungan faildi sudut atas kanan salinan kedua yang di kandungkan dalam fail warna biru.

c) Dengan menggunakan “rubber stamp” catatkan tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada       kertas minit dengan warna biru.

​

1.2.2   Surat Umum Yang Di Alamtkan Kepada Ketua Jabatan

​

Semua surat umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan tidak ada untuk perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran).

​

Tindakan yang perlu diambil ialah:

​

1. Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (intial).

2. Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengenai kandungan surat tersebut.

3. Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan mana-mana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada ketua jabatan.

4. Ketua Bahagian/Unit serahkan kepada Pembantu Tadbir Fail masing-masing untuk diambil tindakan.

5. Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan didalam surat tersebut.

6. Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, perlu tindakan segera.

​

1.3    Prosedur Pendaftaran Fail

Berikut ialah prosedur-prosedur yang terlibat semasa mendaftar fail.

i.   Mengkelas

ii.  Mendaftar

iii. Merujuk

iv. Mengendalikan

v.  Menyimpan fail

​

1.4     Prosedur Pembukaan Fail

​

1.4.1   Tindakan Untuk Membuka Fail Baru

​

i.   Apabila menerima surat/laporan/permohonan atau lain-lain dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan lain-                   lain dokumen ini ada mempunyai nombor rujukan fail atau tidak. 

ii.  Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara sama                             telah didaftarkan. Jika kandungan surat, jika belum ada, buka fail dan didaftarkan dengan memberi nombor                             rujukan.

iii. Kandungan surat dalam fail dengan cara:

a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan                       dalam bulatan. Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan bagi surat                         yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam.

b) Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit                       dengan menggunakan ‘rubber stamp’ (warna merah).

c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama                              agensi  penerima tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan ‘rubber stamp’ yang                              berwarna hitam/biru.

​

​

1.4.2   Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru

 

i. Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer hendaklah merekod pendaftaran fail baru di                         dalam modeule dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera dipaparan skrin komputer. Bagi                         tujuan penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan senarai daftar hendakalh dilaksanakan                         mengikut keperluan semasa. 

​

​

1.5     Penyimpanan Dan Pengedaran Fail

​

1.5.1 Penyimpanan Fail

​

Cara bagi menyimpan fail ialah :-

​

1. Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail bertaraf keselamatan perlulah diawasi setiap masa dan pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan oleh pegawai yang dilantik atau pembantu tadbir yang dikhaskan  untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan fail adalah berdasarkan  kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan (numerical index).

2. Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan.

3. Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satu-satu kumpulan fail hendaklah/ditampalkan pada petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan. Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat bilangan hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet mana fail yang berkenaan disimpan.

​

1.5.2 Pergerakan Fail

 

Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah seperti membina rekod pergerakan fail :

​

1. Nama fail

2. Nama pemohon / penerima fail

3. Tarikh fail diedarkan

4. Tarikh fail dikembalikan

5. Tandatangan

​

2.0    Panduan Asas Pengurusan Fail

​

Didalam menyatakan pembentukan format fail yang baik perlu kepada beberapa aspek seperti berikut :

​

1. Nombor fail

2. Jenis induk atau pecahan

3. Tandatangan pegawai memohon

​

2.1    Kandungan Fail

 

Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :

​

1.  Kertas minit

2. Tali fail

3. Tajuk fail

4. Nombor fail

5. Kad pengedar

​

2.2    Cara Meminit Surat

​

Semua surat-surat yang diterima hendaklah disusun mengikut susunan tarikh dan masa. Surat-surat tindakan jawapan pula seboleh-bolehnya mengikut tatatertib nombor folio iaitu menyusuli surat terima, setelah itu boleh dituliskan folio dan minitnya seperti peraturan berikut :

​

1. Keluar – Dakwat Hitam

2. Surat Masuk – Dakwat Hitam

3. Audit – Dakwat Hijau

4. Surat Dalaman – Dakwat Hitam

​

2.3    Cara Membuka Dan Mendaftar Fail Baru

​

Aktiviti ini hanya perlu dilakukan jika tiada fail untuk surat yang diterima atau perkara-perkara yang baru dan perlu dibuka fail baru.

​

1. Sediakan kulit fail baru dan lipatkan kulit fail mengikut kesan lipatan

2. Gunakan penebuk lubang, tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari tepi tulang fail

3. Kemudian masukan tali hijau melalui tebukan yang tadi itu

4. Setelah itu masukkan kertas minit kedalam fail bahagian kiri setelah ditebuk lubang pada kertas minit. Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari tepi dikedua-dua penjuru atas.

5. Selepas itu berikan nombor failnya.

6. Semua surat-surat hendaklah diletakkan disebelah kanan dalam fail. Bagi sistem dwi fail.. anda perlu meletakkan fail masuk sebelah kanan dan surat keluar sebelah kiri folder.

7. Tuliskan juga catitan ringkas pada kertas minit.

8. Tuliskan juga tajuk fail.

9. Disamping itu juga pengedar hendaklah di masukkan bersama.

​

2.4    Rekod Pergerakan Fail

​

1. Disediakan bagi memantau pergerakan fail

2. Menjaga kerahsiaan syarikat

3. Mencegah dari fail hilang

 

2.5    Penyelenggaraan Fail

​

Mana-mana kulit fail yang lusuh dan perlukan diganti dengan baru, maka tindakan berikut perlu dibuat :

​

1. Periksa keadaan fail semasa dalam pergerakannya, jika didapati lipatannya koyak, kotor dan didapati perlu diganti baru hendaklah dilakukan dengan mengeluarkan segala kandungannya, kemudian gantikan dengan kulit fail baru.

2. Sesudah itu, salin semula nombor fail dan tajuk fail dan semua maklumat yang terdapat dikulit fail tersebut.

3. Kandungkan semula segala kandungan kedalam fail beserta dengan kertas minitnya.

​

2.6    Pengurusan Rekod

​

Kajian tahunan hendak dilakukan keatas rekod semasa dan tindakan berikut perlu diambil.

​

1. Setelah dibuat kajian, hendaklah diasingkan rekod yang kurang aktif dan sediakan satu senarai untuk rekod-rekod tersebut. Sebagai panduan rekod kurang aktif tidak dibuat rujukan lebih dari dua kali setahun.

2. Sesudah selesai kerja diatas, pindahkan rekod-rekod yang kurang aktif kebilik fail yang beransingan dimana seringkali diletakkan diatas rak yang tersusunn.

3. Untuk fail-fail yang telah ditutup melebihi lima (5) tahun terdahulu atau lama hendaklah dikaji semula, samada disimpan lagi atau dibuat proses pesmunahan fail-fail jika tidak mempunyai nilai-nilai.

​

2.7    Kegagalan Memulangkan Fail

​

Adalah perlu diawasi bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta ia menandatangani penerimaan fail berkenaan. Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang, maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian.

​

​

2.8    Jenis Dan Pengelasan Fail

​

1. Fail Rahsia – Warna Merah

   • Khas digunakan untuk tindakan surat-surat seta tindakan sulit pengurus, pegawai kanan yang terlibat dengan polisi.

2. Fail Sulit – Warna Hijau

   • Khas digunakan untuk tindakan perkara-perkara yang tidak membahaya keadaan jika maklumat yang disimpan itu bocor.

3. Fail Peribadi

• Organisasi hendaklah mengadakan fail-fail peribadi Pegawai/Kakitangan dengan menggunakan jenis fail peribadi. Jika Organisasi besar, fail peribadi perlulah diadakan di Unit Pentadbiran disamping Jabatan/Seksyen.

a. Bahagian Pegawai Executive Keatas – Warna Merah Jambu

b. Bahagian Kumpulan Biasa – Warna Kuning

​

   4. Fail Am (Terhad) – Warna Putih

• Kerja-kerja persuratan yang melibatkan tindakan perkara-perkara persuratan am hendaklah menggunakan fail am.

​

   5. Sampul Kecil – Warna Putih

• Untuk surat-surat biasa yang disimpan untuk sementara waktu sehingga fail asal dijumpai atau dikembalikan.

​

2.9    Cara Kendalian Sistem Fail

​

Semua surat keluar perlulah menggunakan fail dan pastikan semua surat yang dikendalikan adalah selaras dengan            tajuk fail yang dimaksudkan dengan cara ini memudahkan surat-surat berkaitan pada masa akan datang.

​

​

2.10  Sistem Rekod Berkomputer

           

Bagi organisasi yang menggunakan sistem berkomputer, hendaklah memastikan semua kandungan surat perlu ada di          dalam data komputer bagi memudahkan jejak surat dilaksanakan. Dipasaran terdapat juga jenis optical scanner dimana        susun atur data capture hendaklah selaras dengan fail fizikal yang ada.

​

​

3.0    BACKUP DATA UNTUK SISTEM PEMFAILAN ELEKTRONIK

​

Aktiviti backup ini boleh dilakukan menerusi proses backup dalam backup utility yang dibekalkan dalam setiap OS contohnya backup utility di perisian Microsoft windows 98/2000/NT. Setelah sesebuah fail itu dibuat back up, fail itu boleh di restore bila-bila masa sahaja. Restore pula bermaksud meletakkan fail yang di back up tadi ke tempat yang asalnya. Pengunaan fail back up adalah amat penting kepada pengguna komputer bagi menyimpan data-data penting daripada hilang begitu sahaja. Fail back up yang seratus peratus serupa dengan file asal itu akan membantu pengguna komputer daripada kehilangan data-data yang penting tanpa perlu diulangi kerja mendapatkan data itu semula.

​

Jika berlaku kehilangan data penting didalam komputer, anda perlu merancang dengan baik dan melakukan proses backup dengan teratur. Dengan melakukan proses backup ini, kita boleh menyimpan semula data-data yang hilang sama ada dalam bentuk satu fail ataupun keseluruhan hard disk. Perancangan yang teratur harus dibuat untuk melakukan proses backup, berdasarkan keperluan dan kepentingan fail tersebut.

​

3.1    Backup Data

​

Backup data merupakan satu proses penyimpanan semula maklumat penting bagi menghindari ianya daripada hilang. Objektif utama aktiviti backup ini ialah untuk menyelamatkan semula data-data dan kebolehan yang dimaksudkan ialah kebolehan memasukkan semula data yang penting dengan cepat dan teratur. Backup data ini juga dibuat untuk mengelakkan program atau data yang disimpan didalam memori utama komputer boleh hilang apabila komputer tertutup dengan sengaja atau tidak sengaja contohnya terputus bekalan elektrik (blackout).

                             

​

4.2    Jenis-Jenis Backup Data

​

i.   Full backup

     Backup kesuluruhan data. Coontohnya anda melakukan backup pada keseluruhan dokumen dan folder.

 

ii.  Incremental backup

     Membuat penambahan backup pada data yang baru disimpan.

 

iii. Differential

     Edit @ mengubah fail yang telah di backup kemudian disimpan semula.

​

​

4.3       Sebab Dan Tujuan Backup Dilaksanakan

​

Sebab – sebab aktiviti backup dilaksanakan :

​

1. Kerosakan pada hard disk.

2. Lebihan kuasa elektrik di dalam komputer.

3. Serangan virus.

4. Bencana alam seperti banjir dan sebagainya.

5. Kesalahan manusia – folder terpadam

 

​

Tujuan perlaksanaan backup ialah :

​

1. Data dapat diselamatkan sekiranya data yang asal hilang atau diserang virus.

2. Data dapat diadakan semula sekiranya data yang asal terbuang secara tidak sengaja.

3. Hard disk yang digunakan tidak berfungsi lagi.

​

​

4.4       Faktor-Faktor Penting Untuk Membuat Backup

​

1. Mengenalpasti fail dan folder yang hendak di backup

• Fail dan folder yang amat penting dalam sesuatu organisasi hendaklah sentiasa di backup. Sebagai contoh rekod jualan dan rekod kewangan, registry dan sistem konfigurasi.

 

   2. Kenalpasti kekerapan proses backup

• Jikalau data tersebut amat penting dan kritikal dalam satu-satu organisasi, proses backup haru dilakukan setiap hari. Jikalau data itu dikemaskini seminggu sekali, proses backup juga harus dilakukan seminggu sekali. Proses backup ini dibuat berdasarkan kekerapan sesuatu data berubah atau bertukar.

 

   3. Kenalpasti sasaran media untuk menyimpan data backup

​

Proses backup boleh dilakukan dengan menggunakan beberapa media storan seperti :-

​

​

1.      Pita magnetic

 

Merupakan sejenis media storan yang digunakan pada awal penggunaan. Spesifikasinya sangat nipis dan disaluti oleh  magnetic seperti ferum oksida. Data-data diwakili oleh partikel-partikel ferum yang dicaj oleh medan magnetic.

 

Terdapat 3 jenis pita magnetic yang biasa yang digunakan ;

• Quarter Inch Catridge – QIC

• Digital Audio Tape – DAT

• Digital Linear Tape – DLT

​

Pita magnetic menggunakan capaian berjujukan untuk mencapai data. Capaian berjujukan bermaksud data dicapai mengikut tertib yang disusun. Sekiranya anda ingin mencapai fail E, anda perlu melalui fail A,B,C,D terlebih dahulu. Cara capaian ini tidak sesuai untuk menyimpan data yang terlalu besar kerana ia memerlukan masa capaian yang lama. Sebaliknya ia digunakan sebagai peranti storan dalam jangka masa yang panjang dan sebagainya storan bantuan (backup)

​

2.      Cakera liut

​

Kelebihan disket berbanding pita magnaet ialah ia menggunakan capaian terus untuk mencapai data atau fail. Ini bermakna data dan fail yang diperlukan boleh dicapai terus tanpa melalui data-data sebelumnya. Cakera liut terdiri daripada sekeping cakera plastic mylar yang nipis yang berbentuk bulatan yang diselaputi bahan dan disimpan di dalam jaket empat segi.

 

Pada awal 70an cakera mula diperkenalkan oleh IBM sebagai cara untuk storan. Generasi awal cakera liut ini mempunyai saiz sebesar 3 inci yang dalam sarung plastic yang nipis dan fleksibel.

 

Generasi kedua cakera keras ini mempunyai ukuran 5 ½ inci. Hari ini cakera liut yang paling kecil iaitu berukuran 3 inci yang disimpan dalam sarung plastic yang lebih keras. Kelebihan pada saiz ini membuatkannya sejenis storan yang mudah alih.

​

3.      Cakera keras

​

Cakera keras berbentuk 1 kotak loga. Hanya dipasang dalam unit sistem. Cakera keras dapat dikeluarkan seperti cakera liut. Anda tidak dapat melihat kotak cakera keras dari luar.

 

Cakera keras juga dikenali sebagai cakera kekal. Ia diperkenalkan oleh IBM pada tahun 1976. Ia diperbuat daripada piring aluminium yang nipis dan dilapisi oleh serbuk magnetic.

​

Kelebihan cakera keras :

• Muatan tinggi

• Masa mencapai data dari hard disk cepat

• Proses merekod data dari hard disk lebih cepat

​

4.       Cakera Optikal

• CD-ROM adalah sejenis cakera optikal yang digunakan oleh komputer. CD-ROM adalah storan simpanan sekunder sama seperti cakera liut atau cakera keras. Panjangnya ialah “compact disc read only memory” atau cakera padat ingatan baca sahaja.

• Ia digunakan untuk menyimpan perisian atau program komputer yang dijual. Pengguna hanya boleh membacanya tetapi tidak boleh menulis diatasnya.

​

5.        Floppy Disk

• Merupakan media storage backup yang popular pada sekitar tahun 1980an. Kapasiti simpanan data yang rendah menyebabkan floppy disk jarang digunakan pada masa kini.

​

6.        Solid State Storage

• Dikenali sebagai flash memory, thumb drive / pendrive, USB flash drives, compact Flash, memory stick dan sebagainya. Media ini sering menjadi pihihan kerana saiznya kecil dan mudah dibawa ke mana-mana.

​

7.        Mengenalpasti sama ada menggunakan network atau local backup

• Network backup boleh mengandungi data daripada pelbagai komputer dalam rangkaian. Dengan cara ini, proses backup boleh diperingatkan dengan menyimpan data dari pelbagai komputer kepada satu media fail backup.

​

​

4.5    Kaedah Backup

​

1. Menggunakan teknik copy & paste kedalam folder atau media lain seperti disket CDWR atau server.

2. Gunakan server sekiranya data yang dibackup besar dan sulit.

3. Gunakan password untuk mengelakkan data fail dicerobohi oleh orang yang tidak bertanggungjawab.

4. Gunakan media disket untuk membuat backup fail yang kecil.

​

​

4.6    Merekod Aktiviti Backup

​

Merekod apa yang telah dilakukan semasa aktiviti backup penting bagi tujuan;

​

1. Memudahkan proses rujukan pada masa hadapan.

2. Mendapatkan backup fail sekiranya fail asal hilang atau sebaliknya.

 

Antara butiran yang perlu ada di dalam buku log semasa hendak merekodkan aktiviti backup ialah :-

​

• Tarikh

• Nama fail

• Nama fail backup

• Tempat backup

• Nama pengguna

​

​

4.7    Langkah-Langkah Membuat Backup

​

i.  Memeriksa jadual backup

• Jadual backup dibuat bagi memastikan kakitangan organisasi mengikut tarikh yang perlu dilakukan backup dan menjadikan kerja lebih sistematik. Setiap organisasi akan menyediakan satu jadual backup yang perlu diikuti bagi memastikan maklumat yang disimpan tidak hilang.

 

ii. Memulakan aktiviti backup

• Sebelum memulakan aktiviti backup, pastikan dahulu prosedur organisasi.

 

iii. Rekod aktiviti backup

• Proses merekod amat penting dalam melaksanakan aktiviti backup, buku log digunakan dalam melakukan aktiviti backup.