DEFINISI MESYUARAT

​

Sebagai perjumpaan sekumpulan individu dari pelbagai kumpulan / organisasi untuk membincangkan sesuatu isu atau perkara yang memerlukan keputusan bersama serta tindakan yang perlu dilaksanakan. Merujuk kamus dewan, takfiran ini berasal daripada perkataan arab yang membawa maksud berhimpun. Berkumpul atau berbincang untuk mencapai kata sepakat. Mesyuarat dijalankan untuk mendapatkan buah fikiran daripada ahli mesyuarat sebelum sesuatu tindakan dilaksanakan. Tujuannya adalah memenuhi peraturan dan undang-undang sesuatu organisasi.

​

​

TUJUAN MESYUARAT

​

• Mesyuarat diadakan adalah bagi tujuan mengerakkan pengerusan dan pentadbiran sesebuah organisasi.

• Mesyuarat dapat menentukan samada program yang dijalankan dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

• Mesyuarat adalah untuk menetapkan matlamat kerja dan hala tuju yang perlu dicapai bagi menjayakan sesebuah projek.

• Mesyuarat dapat mempercepatkan persiapan kerja-kerja yang dirancang bersama dan berjalan dengan licin dan cekap.

• Mesyuarat merupakan kaedah yang paling sesuai dan baik untuk menyampaikan dan berkongsi maklumat dengan orang lain.

​

​

TATACARA MESYUARAT

​

• Permulaan

Mesyuarat boleh dimulakan tepat pada waktu yang ditetapkan dengan menyemak kehadiran ahli mesyuarat (korum) yang mencukupi berdasarkan ketetapan. Perlembagaan sesebuah organisasi (biasanya 1/3 , 1/2 @ 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya korum yang hadir masih tidak mencukupi pada waktu mesyuarat sudah patut dimulai, Pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam lagi.

​

• Pembukaan

Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan Pengerusi. Pengerusi akan menerangkan tujuan memanggil mesyuarat kepada ahlinya.

 

• Pengenalan minit mesyuarat lepas

Minit mesyuarat lepas yang disediakan oleh setiausaha dan disahkan oleh Pengerusi, harus disemak dan sah diterima oleh ahli mesyuarat sebelum mereka membincangkan perkara-perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili segala yang telah dibincangkan dan diputuskan oleh ahli mesyuarat yang lalu dan ini adalah tanggungjawab mereka yang hadir untuk mengesahkan kebenaran rekod minit mesyuarat tersebut.

​

• Perbincangan menurut agenda mesyuarat

Agenda adalah aturan tajuk atau perkara yang menjadi topik Perbincangan dalam sesuatu mesyuarat.

​

• Perkara berbangkit

Ialah tajuk perbincangan diluar agenda khusus yang dibangkitkan melalui minit mesyuarat yang lalu sewaktu mesyuarat diperjalankan ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melaksanakan kesemua agenda khusus. Perkara berbangkit ini akan diterima selagi tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli mesyuarat yang lain.

​

• Hal-hal lain

Pengerusi akan membuka ruang untuk ahli-ahli mesyuarat menyuarakan perkara-perkara selain dari yang telah ditetapkan dalam agenda. Perkara yang dibincang juga harus dicatat dalam minit mesyuarat jika ianya melibatkan kepentingan organisasi.

​

• Penutup

Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekiranya kesemua perkara harus dibincangkan telah dijalankan dengan sempurna ataupun jika apabila pengerusi merasakan bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan apa-apa hasil dan keputusan bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi akan secara rasmi menangguhkan mesyuarat dengan menyatakan masa pada ketika itu dan menangguhkan mesyuarat untuk tarikh akan datang yang akan diberitahu kelak.

​

​

PERANCANGAN MESYUARAT

​

Sebelum sesuatu mesyuarat diadakan ia perlulah dirancang terlebih dahulu. Terdapat tiga peringkat di dalam perancangan sesuatu mesyuarat iaitu, sebelum mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat.

​

1) Perancangan sebelum mesyuarat

• Menyediakan folder mesyuarat

• Menempah bilik mesyuarat

• Makluman kepada peserta mesyuarat

• Menggunakan sistem peringatan

• Mencatat agenda mesyuarat

• Pengendalian bahan mesyuarat dan bahan sebaran

• Persediaan bilik mesyuarat

​

2) Perancangan semasa mesyuarat

• Minit yang terperinci berkaitan dengan tindakan individu ataupun kumpulan seperti yang diputuskan dalam minit sebelumnya amat penting. Perkara-perkara berikut mestilah ada dalam penyediaan sesuatu minit :​

• Nama jawatankuasa dan organisasi

• Masa, tarikh, tempat dan jenis mesyuarat

• Ahli yang hadir dan tidak hadir

• Mengesahkan minit mesyuarat lepas

• Laporan individu

​

3) Perancangan selepas mesyuarat

• Selepas sesuatu mesyuarat itu tamat setiausaha mempunyai tugas-tugas berikut:

• Melengkapkan apa-apa tindakan susulan selepas selesai

• Membuat catatan pada kalendar berkenaan item yang diperlukan

• Menyediakan minit secepat mungkin

• Menggunakan contoh minit mesyuarat lepas bagi format yang sesuai

• Menunjukkan pada pengerusi mesyuarat untuk menyemak dan membetulkan minit sebelum ia diagihkan

​

​

DEFINISI AGENDA MESYUARAT

​

Agenda adalah program terperinci tentang urusan yang akan dibincangkan pada mesyuarat yang akan ditetapkan. Agenda tersebut dihantar kepada semua ahli mesyuarat untuk memberikan mereka notis yang mencukupi dan bagi membolehkan mereka memahami tujuan mesyuarat dipanggil. Tempoh notis yang dikeluarkan telah ditetapkan oleh perlembagaan organisasi dan tempoh 7-14 hari dan formatnya:

​

• Perutusan pengerusi

• Pengesahan minit mesyuarat lalu

• Perkara-perkara berbangkit

• Perbentangan kertas kerja

• Hal-hal lain

• Penutup

 

​

APA ITU E-MESYUARAT

​

• E-mesyuarat adalah sebuah aplikasi mesyuarat maya. E-mesyuarat memboleh pengguna mengadakan mesyuarat secara atas talian tanpa kekangan masa dan tempat. Pengguna boleh menyertai banyak mesyuarat serentak. Pengguna bebas melontarkan isu dan cadangan secara lebih proaktif dan terbuka. Bagi menjaga kerahsiaan maklumat, setiap mesyuarat hanya terbuka kepada ahli-ahli yang dijemput sahaja. Setiap ahli yang dijemput akan dimaklumkan melalui email.

​

​

a.      Persediaan makan dan minum

​

Seseorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli mesyuarat sekiranya......

​

Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan adalah :

​

i)    Sentiviti kaum / bangsa / agama.

ii)   Masa mesyuarat berlangsung samada pagi, tengah hari, petang @ malam.

iii)  Jenis hidangan yang bersesuaian, tidak memerlukan penggunaan peralatan yang rumit.

iv)  Jenis minuman yang bersesuaian

v)   Faktor kesihatan / alahan pada jenis hidangan. Contohnya, alahan kepada makanan laut, kekacang dan sebagainya.

vi)  Susun atur dan tempat menghidangkan juadah.

• Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan menggunakan pembantu untuk menghidangkan kepada ahli mesyuarat.

• Sekiranya, pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan minuman panas. Seorang setiausaha perlu memastikan suhu minuman tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti yang betul.

​

b.      Kemudahan

• Jika sesuatu mesyuarat dijalankan diluar negeri ataupun luar Kawasan maka pihak yang menganjurkan mesyuarat akan menyediakan kemudahan yang sepatutnya. Antara kemudahan yang disediakan ialah : hotel dan pengangkutan (disediakan oleh tourist guide)

 

c.       Peralatan

• Meja dan kerusi

• White board dan marker

• Skrin LCD

• Wifi / internet

• Mikrofon dan sistem audio

• Komputer / mouse

• LCD projekter / overhead / projekter / slide projekter / film projekter

• Video equipment – VHS, DRD, teleconfencing

• Alat tulis (pen dan kertas)

• Remote control for projekter

​

Bahan Bertulis Mesyuarat

• Bahan bertulis disediakan dalam format bercetak atau salin dalam bentuk soft copy. Jenis-jenis bahan bertulis mesyuarat adalah seperti : 

​

AGENDA

​

a)   Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk atau format seperti berikut:

​

• Perutusan pengerusi.

• Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.

• Pembentangan kertas-kertas kerja.

• Perkara-perkara berbangkit.

• Hal-hal lain.

• Penutup.

​

b)   Minit Mesyuarat

​

• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat.

• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.

• Format minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat.

​

c)   Bahan Persembahan

​

• Bahan persembahan yang akan dipersembahkan boleh disediakan dalam bentuk cetakan (hard copy) atau dalam bentuk dalam (soft copy).

• Teknik persembahan dalam mesyuarat adalah secara manual atau elektronik  termasuk Slide Power Point, video atau multimedia.

• Bahan persembahan secara manual terdiri dari cetakan / bahan bertulis boleh dilakukan melalui pelbagai cara seperti dua muka surat, satu slide dalam satu muka, dua slide dalam satu muka. Bahan persembahan boleh disalin dalam cakera pendrive / thumbdrive, cakera keras, liut atau secara atas talian.

​

​

Penyedia lokasi untuk menghadiri mesyuarat

 

Definisi pengangkutan dan jenisnya :

​

• Pengangkutan adalah perpindahan manusia atau barang dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan sebuah kenderaan yang digerakkan oleh manusia atau mesin. Pengangkutan digunakan untuk memudahkan manusia melakukan aktiviti sehari-harian. Pengangkutan terbahagi kepada 3 iaitu pengangkutan darat, laut dan udara.

​

a) Pengangkutan Udara

• Kapal terbang

• Helicopter

b) Pengangkutan Darat

• ​Jalan raya

• Rel 

c) Pengangkutan Laut

• Perkapalan Antarabangsa – belayar merentasi lautan besar. Contoh : kapal kargo, kapal penumpang.

• Perkapalan Dalam Negeri – belayar sepanjang pantai. Contoh : feri, kapal pesisir pantai dan jenis kapal seperti kapal kargo, kapal penumpang, kapal pesisir pantai.

​

​

Pengangkutan yang sesuai bagi kakitangan untuk menghadiri mesyuarat.

​

a)   Pengangkutan bagi kakitangan

​

• Kakitangan yang akan menghadiri mesyuarat kursus dan seminar akan menggunakan pengangkutan untuk memudahkan urusan. Pengangkutan akan disediakan oleh jabatan mengikut jawatan pegawai atau kakitangan sokongan. Jenis pengangkutan akan di klasifikasikan mengikut jawatan.

​

​

Penempahan pengangkutan bagi pegawai atau kakitangan.

​

a)   Penempahan pengangkutan yang ditempah merangkumi daripada beberapa perkara iaitu :

​

• Bilangan kakitangan terlibat

• Jenis pengangkutan

• Kos yang terlibat

• Jarak

​

​

Pengrekodan

​

b)   Bagi memudahkan perekodan penempahan pengangkutan. Kakitangan hendaklah merekodkan ke dalam rekod                       penempahan pengangkutan.

​

• Tarikh

• Jenis Pengangkutan

• Masa Bertolak

• Masa Tiba

• Bil. Kakitangan

• Kos

• Lokasi

​

​

Penginapan bagi kakitangan yang menghadiri mesyuarat.

​

a)  Penginapan

• Membuat tempahan penginapan seperti hotel dan resort hendaklah menitikberatkan perkara berikut dan tempahan hotel secara online semestinya mempunyai banyak kelebihan.

​

b)  Jimat wang dan masa 

• Anda boleh menjimatkan masa dan wang ringgit. Selain harga tempahan lebih murah, tidak perlu menghubungi setiap hotel bertanyakan bilik kosong.

​

c)  Mudah dan fleksible

• Urusan pemilihan dan pertandingan hotel menepati citarasa dan bajet boleh dilihat secara fleksible hanya dengan 1 klik sahaja.

​

d)  Tempahan saat akhir

• Mencari bilik hotel yang masih kosong juga senang terutamanya jika last minit baru ingin nak cari hotel di sesuatu lokasi yang ingin ditujui.

​

​

Penempahan

​

Langkah 1 – Buat perbandingan harga dan pemilihan provider. Secara jujurnya tiada web booking hotel ( provider ) yang                              sentiasa menawarkan harga paling murah. Masing-masing mempunyai kelebihan dan kelemahan. Jika                                        mempunyai masa terluang dan berminat mencari offer yang paling menarik bolehlah compare harga terlebih                          dahulu.

​

Langkah 2 – Semak Term and Condition ( terma dan syarat ).

​

i. Tax atau servis caj – Semak betul-betul jumlah tax atau servis caj sebelum membuat  pembayaran. Jumlah keseluruhan yang perlu dibayar sepatutnya lebih tinggi dari harga bilik kerana melibatkan caj perkhidmatan dan cukai. Jika ingin semak jumlah sebenar harga tempahan termasuk tax dan service charge tanpa perlu membayarnya, boleh sahaja buat dummy booking iaitu kononnya ingin membuat tempahan tetapi tidak.

​

ii. Breakfast Included – semak sarapan disebabkan atau tidak ada sesetengah provider menyediakan deals paling murah tetapi bila disemak. Memang murah kerana tiada sarapan. Sarapan atau tidak bergantung kepada keperluan anda sendiri.

​

iii. Non Refundable / Cancelation Fee / Free Cancelation – ini antara perkara penting jika booking penginapan online. Bagi yang ingin membatalkan tempahan. Ada sesetengah provider mengambil jika 3-4 hari sebelum menginap. Jika ingin membatalkan tempahan dalam masa kurang 3 hari sebelum check-in. tempahan anda akan hangus dengan jumlah tempahan 1 malam.

​

​

Pembayaran

​

Langkah 3 – Sebelum membuat pembayaran, semak dahulu segala maklumat seperti jenis bilik, tarikh, check in. kaedah pembagaan sama ada menggunakan paypal, kad kredit atau kad debit juga servis caj atau sebarang caj tersembunyi jika ada pastikan mempunyai email yang aktif kerana sebarang urusan pengesahan, pembatalan serta pertanyaan dilakukan melalui email.

​

Check in

​

Langkah 4 – Jika telah tempeh, proses check in juga senang kakitangan hanya perlu membawa resit yang telah dicetak ataupun hanya menggunakan maklumat seperti nama, nombor ic dan no rujukan bergantung kepada keperluan hotel. Daftar direception desk. Ambil kunci bilik dan boleh terus menginap. Tempahan awal penginapan amatlah senang hanya boleh dilakukan didepan komputer menjimatkan masa dan juga wang ringgit.

​

a.  Rekod penempahan penginapan

• Penempahan penginapan seperti rajah di bawah hendaklah ditempah oleh kakitangan yang dipertanggungjawabkan 2 minggu atau selewat-lewatnya 1 minggu sebelum tarikh berkaitan.

​

Hotel                    :  Concord

Alamat                 :  Jalan Sri Amal 35700, Johor

Tarikh Masuk      :  16/5/2015

Tarikh Keluar      :  21/5/2015

Bil. Kakitangan   :  10

Kos                       :  Rm 2,500

​

b.  Senarai kedatangan mesyuarat

​

• Senarai kakitangan mesyuarat adalah penting bagi :

  • Membuat rujukan dimasa akan datang.

  • Menunjukkan kedatangan kakitangan semasa mesyuarat.

  • Bagi memenuhi prosedur pengendalian mesyuarat teratur.

​

​

DOKUMEN MESYUARAT DAN PROSEDUR

​

Keperluan Mesyuarat

​

• Keperluan dalam sesebuah mesyuarat ialah keperluan yang berkaitan dengan kemudahan dan peralatan yang akan digunakan bertujuan untuk melancarkan perjalanan mesyuarat tersebut. Penyediaan keseluruhan peralatan ini memainkan peranan penting kerana ia mampu untuk menyampaikan maklumat atau perkara yang dibincangkan dengan lebih baik dan sistematik.

​

Penyediaan / pemilihan tempat mesyuarat

​

• Penyediaan atau pemilihan bilik mesyuarat dibuat berdasarkan ahli mesyuarat yang akan menghadiri sesuatu  mesyuarat. Jika mesyuarat yang mempunyai ramai ahli seperti mesyuarat agung tahunan. Bilik mesyuarat biasa tidak sesuai dijadikan tempat mesyuarat. Setiausaha juga perlu memastikan bilangan ahli mesyuarat sebelum membuat tempahan bilik bagi mengelakkan sebarang kesulitan, selain itu, bilik mesyuarat mestilah kelihatan ringkas tetapi kemas.

​

​

PROSEDUR MESYUARAT

​

Prosedur ialah peraturan yang mesti dipatuhi atau dilalui dalam sesebuah mesyuarat seperti prosedur sebelum, semasa, selepas mesyuarat. Peraturan ini perlu diutamakan supaya sesebuah mesyuarat dapat berjalan dengan lancar dan tersusun. Antara prosedur ialah :

​

a) Prosedur sebelum mesyuarat

b) Prosedur semasa mesyuarat

c) Prosedur selepas mesyuarat

​

a) Prosedur sebelum mesyuarat

• Prosedur ini sangat penting untuk memastikan semua perkara atau dokumen yang akan digunakan disediakan dengan baik dan mencukupi seperti memaklumkan kepada semua kakitangan yang terlibat seminggu lebih awal dari Tarikh mesyuarat, mengedarkan dokumen minit mesyuarat yang lepas, menyatakan agenda atau perkara yang akan dibincangkan didalam mesyuarat tersebut. Selain itu, kehadiran kakitangan pada masa yang ditetapkan dan jumlah yang mencukupi sangat penting supaya masa mesyuarat dapat dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

​

b) Prosedur semasa mesyuarat

• Semasa mesyuarat sedang dijalankan, terdapat beberapa peraturan utama yang perlu dipatuhi seperti individu yang akan memulakan ucapan, mengesahkan minit mesyuarat lepas, semakan kehadiran dan sebagainya.

​

c)  Prosedur selepas mesyuarat

• Pihak atau ahli yang telah ditentukan untuk melaksanakan tugas mestilah melakukannya dengan baik mengikut apa yang telah dipersetujui dalam mesyuarat tersebut.

• Merekod semula segala perkara yang telah dibincangkan dalam bentuk minit mesyuarat.

• Melaporkan perjalanan tindakan yang telah dilakukan kepada pengerusi / pengurus dari masa ke semasa sekiranya perlu.

• Bersedia untuk membentangkan tindakan yang telah diambil untuk mesyuarat yang akan datang.

​

​

KOMUNIKASI

​

Komunikasi ialah satu proses perhubungan satu individu dengan individu yang lain samada dengan cara suara, tulisan dan isyarat. Komunikasi di dalam mesyuarat ialah cara terbaik bagaimana untuk memberi jawapan supaya tidak berlaku pertelingkahan diantara ahli. Antara kepentingan kemahiran komunikasi dalam sesebuah mesyuarat ialah :

​

• Mampu memberi penerangan yang baik dan mudah difahami oleh semua ahli.

• Dapat memberi jawapan yang membuka minda ahli untuk melaksanakan dengan baik.

• Mampu menenangkan ahli yang tidak berpuas hati dengan jawapan yang diberikan.

• Mampu memberi jalan penyelesaian apabila ada pandangan atau pendapat minority.

• Mampu mengawal kelantangan suara walaupun dalam keadaan pendapat tidak diterima oleh ahli lain.

• Mampu melancarkan proses perjalanan sesebuah mesyuarat.

​