1. ANALYSE INFORMATION SYSTEM PROJECT COORDINATIONN REQUIREMENTS.

2. COORDINATION INFORMATION SYSTEM PROJECT ACTIVITIES

 

Penerangan

 

Pengurusan projek adalah proses dan aktiviti perancangan, pengorganisasian, motivasi dan mengawal sumber, prosedur dan protokol untuk mencapa matlamat tertentu dalam sesebuah organisasi atau kehidupan seharian. Projek adalah satu usaha sementara direka untuk menghasilkan produk yang unik, perkhidmatan yang biasanya memiliki waktu terhad dan sering dikekang oleh pembiayaan atau deliverables.

 

​

Definisi projek

​

• Satu usaha untuk mencapai matlamat.

• Aktiviti-aktiviti yang tidak berulang dan memerlukan tempoh masa tertentu untuk disiapkan.

• Mengadungi beberapa elemen iaitu masa, peruntukan dan matlamat.

​

​

​

​

​

​

​

​

​

Pengurusan Projek

​

• Merupakan pengelolaan dan pengarahan kepada orang lain untuk mencapai matlamat perancangan dalam masa dan bajet yang telah dirancangkan.

• Menggunakan pengetahuan kemahiran-kemahiran, peralatan-peralatan (tools), teknik-teknik tertentu ke atas aktiviti-aktiviti sesebuah projek bagi memenuhi keperluan dan memuaskan pihak yang berkepentingan bagi projek tersebut.

• Proses yang mengawal permulaan, perancangan, perlaksanaan dan penamat sesebuah projek

 

​

 Ciri-Ciri Projek

​

• Mempunyai satu matlamat khusus

• Bersifat sementara

• Memerlukan sumber-sumber

• Memerlukan penaja utama

• Merupakan satu perkara yang tiada kepastian

​

​

Kerangka projek

​

​

​

​

​

​

 

 

 

 

​

Sebab- Sebab Utama Mengapa Projek Gagal Atau Sebahagian Gagal :

​

• Keperluan yang tidak lengkap dan sentiasa berubah

• Penglibatan pengguna terhad

• Kekurangan sokongan eksekutif

• Kekurangan sokongan teknikal

• Perancangan projek yang lemah

• Objektif yang samar

• Kekurangan sumber yang diperlukan

 

​

Sebab-sebab utama mengapa projek Berjaya :

​

• Keperluan sistem di definisikan secara jelas

• Penglibatan pengguna

• Sokongan dari pihak pengurusan atasan

• Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh

• Penjadualan dan milestone yang realistik

 

​

Fasa Pengurusan Projek

​

​1.  Memulakan projek

• Aktiviti pertama dalam prosess pengurusan projek bagi menilai saiz, skop dan kompleks sebuah projek bagi membina prosedur untuk menyokong projek.​​

​

2.  Merancang projek

• Proses menerangkan secara nyata, aktiviti-aktiviti yang berlainan dan kerja yang perlu dilakukan untuk menyiapkan setiap aktiviti dalam sebuah projek.​

​

3.  Melaksanakan projek

• Perancangan yang dibuatkan pada fasa sebelumnya akan dilaksanakan pada peringkat ini.

​

4.   Menamatkan projek

​

​

Memulakan Projek

​

• Lima aktiviti untuk memulakan projek :

  • Membina kumpulan

  • Membina hubungan baik dengan pelanggan

  • Membina perancangan projek

  • Membina prosedur pengurusan

  • Membina pengurusan dan buku kerja projek

 

​

Merancang Projek

 

10 aktiviti perancangan projek :-

​

• Menerangkan skop, alternatif, kemungkinan (feasibility) projek.

• Membahagikan projek kepada tugas yang boleh diuruskan

• Menganggarkan sumber-sumber dan membina perancangan sumber

• Membangunkan jadual permulaan

• Membangunkan perancangan komunikasi

• Menentukan piawai dan prosedur projek

• Mengenalpasti dan menilai risiko

• Membentuk perbelanjaan awal

• Membangunkan statement of work

• Menetapkan baseline project plan

​

​

CARTA GANTT

​

• Perwakilan grafik dalam sebuah projek yang menunjukkan setiap tugas sebagai horizontal bar, yang mana panjang horizontal bar adalah bersamaan dengan masa tamat.

​

​

​

​

​

​

​

​

​

 

 

CARTA PERT

​

• Menggambarkan sesebuah projek itu sebagai sebuah rangkaian aktiviti yang disusun mengikut urutan logikal aktiviti-aktiviti terbabit.

• Juga dikenali sebagai carta rangkaian.

• Pengguna boleh melihat kebergantungan aktiviti-aktiviti yang terbabit dengan jelas.

​

 

​

​

​

 

 

 

 

 

 

 

MELAKSANAKAN PROJEK

​

• Melaksanakan Baseline Project Plan

• Memantau progress projek berdasarkan Baseline Project Plan

• Menguruskan pertukaran kepada Baseline Project Plan

• Menyelenggara buku kerja projek

• Berkomunikasi status projek

 

​

MENGENALPASTI SESUATU PROJEK

​

• Daya fikiran

• Melalui masalah yang ada

• Melalui keperluan manusia

• Mengkaji selidik barang yang ada

• Meneliti perkembangan ekonomi dan pembangunan negara

• Melalui pergaulan harian

• Melalui bacaan

• Melalui kemahiran yang ada

 

​

3.      CONDUCT INFORMATION SYSTEM ASSESSMENT

​

PENGURUSAN SUMBER PROJEK

​

• Pengurusan sumber projek adalah berkaitan segala sumber-sumber iaitu :-

  • Budget allocation (peruntukan belanjawan)

  • Manpower

  • Project tools

  • Equipment and material

​

PERUNTUKAN BELANJAWAN

​

• Budget merupakan satu jangkaan atau perancangan pihak pengerusan yang melibatkan pengeluaran kos dan pendapatan dalam sesuatu jangkamasa tertentu.

• Ciri-ciri budget :-

  • Kumpulan forecast – ramalan

  • Mewakili satu percubaan untuk menyusun pelbagai ramalan bagi keseluruhan belanjawan yang konsisten bagi tempoh tertentu.

  • Berlanjawan disediakan sebagai penyelesaian dan menghantar matlamat kepada pihak pengurusan dalam menggabungkan proses tersebut bagi mencapai matlamat syarikat.

 

BUDGETARY CONTROL

​

• Perkataan kawalan belanjawan digunakan ke dalam sistem kawalan pengerusan dimana various perancangan kewangan yang akan mengawal perjalanan aktiviti belanjawan semasa dan juga perancangan akan datang.

​

​

KEPERLUAN BAGI SISTEM PENGAWALAN BUDGET.

​

• Planning – belanjawan melibatkan pembangunan perancangan masa depan dan segala aktiviti yang beroperasi mestilah dilaksanakan bagi mencapai objektif syarikat.

• Co-ordination – pengurus antara jabatan mesti bekerja secara bersepakat dan bekerjasama antara satu sama lain untuk memastikan apa yang diimpikan oleh syarikat dapat dilaksana.

• Control – proses perbandingan antara keputusan sebenar dengan yang dirancang mestilah dibuat dan dilaporkan. Dari situ, kita akan dapat mestilah kekurangan dan kelebihan dan pembaikian pada masa akan datang.

​

​

TOP MANAGEMENT SUPPORT

​

• Penglibatan dan sokongan daripada pihak pengurusan dan juga penyertaan sepenuhnya dari pengurusan dalam pelbagai aspek belanjawan adalah diperlukan

• Flexibility

  • Belanjawan seharusnya diuruskan secara fleksibel supaya bersesuaian dengan perubahan yang mungkin wujud supaya perancangan belanjawan dapat diubah menjadi lebih efektif dan realistik.

 

​

KEPENTINGAN MENGAWAL BELANJAWAN

​

• Memerlukan perumusan objektif yang jelas.

• Memerlukan cara yang terbaik untuk menentukan dan menjadi sumber kepada pembangunan dan kemajuan sesuatu tugasan.

• Memastikan pulangan dana modal yang konsisten dan efisyen.

• Menguruskan aktiviti yang berjalan dan juga menjaga kerjasama antara staf.

• Mengurangkan kawalan secara berpusat dimana tugasan diagihkan mengikut tanggungjawab dan kuasa.

• Menunjukkan samada sesebuah syarikat itu berjaya atau tidak mencapai sesuatu target.

 

​

PENGURUSAN BUDGET

​

• Ceo merupakan pengerusi budget committee.

• Senior akauntan pula adalah pegawai budget.

• Badan ini ditubuhkan bagi menguruskan persediaan setiap jabatan dan pengawalan budget.

 

​

SKOP TUGASAN PEGAWAI BUDGET

​

• Mengeluarkan prosedur bagi penghantaraan borang permohonan budget bagi pengesahan di bawah unit budget.

• Menguruskan aktiviti budget.

• Sebagai pegawai perantaraan antara jabatan.

• Memberikan maklumat yang relevan kepada pengurusan berkenaan penyediaan budget.

• Menyerahkan penyata budget kepada pengurusan untuk makluman pengurusan dalam setkan target budget, setelah dipersetujui committee.

• Menyediakan manual utama budget (master).

• Memantau keputusan budget dalam keadaan yang biasa dan melaporkan sebarang perubahan budget.

 

​

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (MAN POWER)

​

• Ditakrifkan sebagai sekumpulan kakitangan dan pekerja yang berkhidmat dengan sesebuah organisasi.

• Ditadbir atau dipimpin oleh seorang ketua dipanggil pengurus sumber manusia.

• Perancangan sumber manusia pula menuntut pengurusan sumber manusia mengenali kehendak kakitangan hasil daripada kerjayanya sekaligus kehendak organisasi ke atas kakitangan berkenaan.

• Cabaran kepada pengurusan sumber manusia ialah bagaimana menjadi ‘orang tengah’ bagi merancang dengan teliti cara untuk menentukan kedua-dua kehendak ini secara kualitatif dan kuantitatif.

 

​

KEPERLUAN DAN KEHENDAK SUMBER MANUSIA

 

Terbahagi kepada dua kategori :-​

​​​​

  1. Keperluan nyata ( Tangible )

​

• Berbentuk kewangan seperti bonus, gaji, elaun,pampasan dan sebagainya.

• Selain itu, hadiah berupa bentuk material seperti piala, lenca, surat pujian dan sebagainya juga termasuk dalam keperluan yang nyata.

 

   2. Keperluan tidak nyata ( Intangible )

​

• Berbentuk pujian dari majikan, kepuasan bekerja, status, kuasa membuat keputusan sendiri dalam skop kerja, proses kerja fungsi silang, kesesuaian pergaulan dengan rakan sekerja, rasa pemilikan serta bangga bekerja dengan organisasi dan lain-lain.

​

​

4.      REPORT INFORMATION SYSTEM PROJECT COORDINATION ACTIVITIES

 

DEFINISI LAPORAN

​

• Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang dihadapi yang dilaporkan dalam bentuk penyataan yang logikal dan tersusum. Ianya mengandungi bahagian-bahagian, tajuk-tajuk dan subtajuk.

• Laporan juga dikenali sebagai suatu kenyataan formal hasil daripada  sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang diarah untuk menyampaikannya.

 

TUJUAN LAPORAN

​

• Mengenalpasti masalah.

• Memberikan maklumat dan fakta.

• Mencadangkan penyelesaian.

• Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan.

• Membuat kesimpulan.

• Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti.

• Membuat rekod sesuatu peristiwa.

• Menganalisis aktiviti perniagaan.

• Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan & lain-lain.

​

​

PERSEMBAHAN

​

• Persembahan atau penyampaian ialah pemindahan mesej daripada penyampai kepada penerima dalam dialoh dua hala.

• Persembahan laporan yang baik akan menarik perhatian dan mengekalkan daya tumpuan serta daya ingatan.

 

​

PENULISAN BIBLIOGRAFI

 

• Bibliografi diletak di akhir sesuatu laporan dan merupakan sumber-sumber rujukan yang digunakan untuk menyediakan laporan.

• Contoh bibliografi :

- Torrance , EP . (19620) Guiding Creative Talent. New York : Prentice-Hall.

 

PANDUAN CARA PERSEMBAHAN

​

​

​

​

​

​

​

​

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PERBEZAAN LAPORAN DAN PROPOSAL

​

​

​

​