• Confirm Event Arrangement Requirement

• Perform Event Arrangement Assistance

• Report Event Arrangement Assistance Activities

​

​

Event Arrangement

​

• Suatu aktiviti yang dirancang dengan cara sistematik – seorang @ kumpulan individu – bagi mencapai objektif yang dikehendaki.

• Bidang pengatucaraan majlis melibatkan masa, tenaga, kreativiti, focus, kepimpinan dan daya penyelesaian masalah. Bidang yang boleh memberi hasil lumayan kepada seseorang.

 

​

Keperluan Susunan Acara

​

• Acara terbahagi kepada 2 – Korporat dan Social

• Perancang acara (Event Organizer) – acara yang dianjurkan mengikut speksifikasi yang ditentukan oleh pelanggan.

• Tugas Dan Tanggungjawab Perancang Acara

  • ​Melantik @ mewujudkan ahli jawatankuasa kelancaran sesebuah acara atau aktiviti bergantung kepada pembahagian tugas dan tanggungjawab yang tepat.

• Jawatankuasa Tugas Khas

  • Anggaran kos perlaksanaan serta penetapan tarikh dan masa yang sesuai.

• Jawatankuasa Pendaftaran

  • Menguruskan hal berkaitan pendaftaran

  • Menarik minat tetamu – nombor cabutan bertuah, hadiah misteri tetamu ke 100

  • Pengesahan jumlah yang hadir

• Jawatankuasa Tempat / Lokasi

  • Mengenalpasti lokasi atau tempat yang sesuai dengan acara yang dirancang.

  • Lokasi yang selamat

  • Penentuan tempat duduk – VVIP, VIP

  • Mengikut khas yang dikehendaki

• Jawatankuasa Majlis

  • Pengendalian perjalanan sesebuah majlis/acara/aktiviti.

  • Penyediaan bahan-bahan seperti paparan audio dan video.

  • Bertindak dalam menentukan pengerusi majlis sebagai tulang belakang kepada majlis – penentuan masa yang tepat supaya majlis dapat berjalan mengikut perancangan.

• Jawatankuasa Hadiah Dan Cenderahati

  • Persiapan yang melibatkan hadiah atau cenderahati kepada peserta dan tetamu.

  • Memastikan hadiah dan cenderahati mencukupi.

• Jawatankuasa Makanan

  • Menyediakan makan dan minum kepada tetamu @ peserta.

  • Penyediaan tempat makan khas kepada jemputan kehormat.

  • Mengikut kos yang dikehendaki.

• Jawatankuasa Keselamatan

  • Menjaga keselamatan sepanjang acara berlangsung

  • Menyediakan paramedic jika perlu

• Jawatankuasa Protocol

  • Menyediakan makluman keperluan kepada protocol khas sekiranya majlis melibatkan urusan formal atau orang kenamaan – karpet merah / kuning.

​

​

Struktur Organisasi

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

Jenis-Jenis Acara

​

Mesyuarat/Meeting

​

• Membawa ramai orang berkumpul dengan tujuan untuk bertukar pendapat.

• Klinik – memberi pendidikan kepada kumpulan kecil supaya mudah untuk berinteraksi.

• Forum – satu perjumpaan awam atau perbincangan yang melibatkan peserta.

• Seminar – ia diketahui oleh seseorang yang mahir dan pengelaman.

• Bengkel – mempunyai fasilitator atau pelatih yang mengendalikan latihan.

​

Imbuhan/Incentive

​

• Ganjaran yang diberikan kepada pekerja.

• Mewujudkan perasaan positif dan bermotivasi dikalangan pekerja.

​

Konvensyen/Convention

​

• Merupakan mesyuarat yang digabungkan dengan ekspo.

• Acara ini lebih besar dan ia terbuka kepada orang ramai.

​

Exhibition

​

• Merupakan acara yang lengkap dengan alatan, demontrasi & perkhidmatan yang menunjukkan barangan @ perkhidmatan kepada kumpulan yang hadir.

• Contoh – Cuti-Cuti Malaysia, Citrawarna Malaysia dan sebagainya.

​

Acara Komersial, Pemasaran Dan Promosi

​

• Acara bertaraf tinggi – memerlukan kos yang tinggi.

• Acara pelancaran produk baru – Minyak Wangi, Qu Puteh

​

Acara Sukan

​

• Dianjurkan diperingkat Daerah, Negara Dan Antarabangsa – melibatkan atlit.

• Kos – bergantung kepada saiz acara

​

Acara Perayaan

​

• Acara awam yang dianjurkan bagi memperingati ulang tahun @ peristiwa penting.

• Membantu komuniti meningkatkan peluang ekonomi.

​

Acara Keluarga – Dianjurkan untuk mengumpul ahli keluarga.

​

Acara Pengumpulan Dana (Fund Raising)        

​

• Dianjurkan oleh persatuan @ organisasi tertentu untuk mengumpul dana.

​

Acara Pelbagai (Miscellaneous Event)

​

• Acara bukan komersial yang dikunjungi 300 orang – dibenarkan jika tidak menimbulkan kekacauan umum.

​

Kaedah Pembentangan

​

• Pembentangan – kertas kerja lengkap berkenaan acara yang dirancang.

• Pembentangan dibuat adalah mengikut bahagian – Contoh Kewangan, Makanan, Aturcara Majlis dll.

• Muka hadapan kertas kerja

• Nama Acara

• Anjuran Bersama (jika ada)

• Tempat Acara

• Tema Induk Acara

• Penganjur

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

Saiz acara - Dikategorikan mengikut saiz @ skala

​

Hallmark Event - Acara utama membawa pelancong dari seluruh dunia dan Monsoon cup

 

Makanan Dan Minuman

​

• Citarasa

• Tema majlis

• Bajet yang disediakan

​

Jenis Menu Majlis

​

• Pembuka selera – dijadikan kudapan ringan dan enak.

• Contoh : Keropok, salad, jeruk buahan dll

​

Juadah Utama - Makanan berat yang mengenyangkan. Cnth ; nasi, mee, roti dll

​

Pembasuh Mulut

​

• Penting kerana tetamu suka makanan yang manis dan enak. Cnth : pudding, bubur, kuih talam dll

​

Makanan Ringan - Disediakan bagi memenuhi hidangan. Cnth : Asam

​

Makanan Untuk Kanak-Kanak

​

• Penyediaan makanan dan peralatan yang sesuai untuk kanak-kanak bagi sesebuah acara

​

Alat, Peralatan Dan Bahan-Bahan

​

• Audio visual – dapat membantu penceramah, memerlukan kemahiran pengendalian komputer dan menjadi lebih menarik.

​

Perakam video

​

• Memaparkan rakaman tertentu

• Perbincangan penyelesaian masalah

​

Hand-out

​

• Bahan cetak yang diedarkan

• Elak agihkan nota serentak

• Nota mesti kemas dan mudah difahami

​

Mod Jemputan

​

• Mengajak atau mengundang seseorang untuk hadir ke acara/majlis.

​

Medium untuk menjemput tetamu

​

• Bertulis / kad jemputan

• Diedarkan kepada tetamu

• Logo, nama majlis, penganjur, ruang nama jemputan, tarikh, tempat dan masa dan nombor telefon urusetia.

​

Telefon – Jemputan boleh dibuat dengan menggunakan telefon

​

E-mail – Penggunaan email dapat memudahkan serta menjimatkan masa – android

​

Faks – Menghantar jemputan melalui penghantaraan faks.

​

Laporan

​

• Merupakan maklumat yang terkandung secara terperinci berkaitan acara/majlis yang akan dilaksanakan.

• Tajuk / tema acara

• Pengenalan

• Objektif

• Kandungan acara

• Bajet

• Cadangan

• Kesimpulan

​